Netiquette Treba da znate
Dok svi koriste e-poštu za barem neke poslovne komunikacije svakog meseca, neki od nas će koristiti e-poštu kao dnevno sredstvo za obavljanje našeg profesionalnog rada. Koristićemo e-poštu kako bismo komunicirali sa klijentima, kolegama, nadređenima i mogućim novim zapošljavanjem ili mogućim novim poslodavcima. I da, ovi ljudi će nas suditi našom sposobnošću da napravimo jasnu i profesionalnu pisanu poruku.
Etiquette za e-poštu, ili 'netiquette', je u toku 27 godina World Wide Weba. Netiquette je skup široko prihvaćenih smjernica kako pokazati poštovanje i kompetentnost u vašoj e-pošti. Nažalost, postoje ljudi koji nikada nisu uzeo vremena da nauče e-poštu za poslovne postavke. Još gore: postoje ljudi koji zbunjuju e-poštu sa slobodnim i neformalnim stilom razmene tekstualnih poruka.
Nemojte dozvoliti loše dizajniranoj e-pošti da ubije vaš kredibilitet kod kupca ili nadređenog ili potencijalnog poslodavca. Evo pravila elektronskog bontona koji će vam dobro služiti i spasiti vam neprijatnost na radnom mestu.
01 od 10
Unesite adresu e-pošte kao poslednju stvar koju ste poslali prije slanja.
Ovo izgleda kontra-intuitivno, ali ovo je odličan oblik. Sačekajte do kraja vašeg pisanja i lektoriranja pre nego što dodate e -adresu (e-adrese) u naslov zaglavlja e-pošte. Ova tehnika će vam uštedeti neprijatnost slanja poruke prebrzo pre nego što završite sa sadržajem i lektoriranjem.
Ovo je posebno važno za duže e-poštu koja ima osjetljiv sadržaj, kao što je slanje aplikacije za posao, odgovaranje na pitanje kupca ili komuniciranje loših vijesti sa vašim timom. U ovim slučajevima odlaganje adrese e-pošte dodaje sigurnost kada vam treba neko vrijeme da se odvojite od vašeg e-pošte da biste sakupili svoje misli i uveo svoje reči u svoje misli.
Ako odgovarate na e-poštu i smatrate da sadržaj ima osetljivosti, onda privremeno brišite adresu e-pošte primaoca sve dok ne budete spremni da pošaljete, a zatim dodajte adresu nazad. Alternativno, možete da isecite i prikažete adresu e-pošte primaoca u datoteku Notepad ili stranicu OneNote, napišite e-poštu, a zatim vratite e-adresu nazad.
Veruj nam u ovo: prazna adresa e-pošte prilikom pisanja će vam uštedeti značajnu žalost jednog dana!
02 od 10
Trostruko proverite da li pošaljete e-poruku tačnoj osobi.
Ovo je posebno važno ako radite u velikoj kompaniji ili državnom odjeljenju. Kada šaljete osetljivu e-poštu na 'Mike' ili 'Heather' ili 'Mohammed', vaš e-poštni softver će želeti da predvidi upisivanje punu adresu za vas. Popularna imena poput ovih će imati mnogo rezultata u adresaru vaše kompanije , a vi biste slučajno mogli poslati potomku kasnije vašem potpredsjedniku ili poverljiv odgovor za ljude u računovodstvu.
Zahvaljujući pravilu br. 1 na bazi netiquette, ostavili ste adresiranje do kraja, tako da trostruko proveravanje adrese e - pošte primaoca treba da ide glatko kao poslednji korak pre slanja!
03 od 10
Izbegavajte 'odgovor na sve', naročito u velikoj kompaniji.
Kada primate emitovanje poslato na desetine ljudi, pametno je samo odgovoriti na pošiljaoca. Ovo je posebno tačno ako je kompanija emitovana sa velikim listama distribucije.
Na primjer: generalni menadžer emituje cijelu kompaniju o parkingu na jugu i traži od ljudi da poštuju brojane i dodeljene štandove koje plaćaju zaposleni. Ako kliknete na "odgovor na sve" i počnete da se žalite da drugi zaposleni posećuju vaše lično vozilo i grebu svoju boju, mogli biste da povredite napredovanje u karijeri tako što ćete postati šmuck kompanije.
Niko ne želi da primi poruke koje se ne odnose na njih . Štaviše, niko ne ceni žaljenje na grupu ili saslušanje o vašim ličnim žalbama emitovanim u formatu emitovanja.
Izbegavajte ovaj faux pas i koristite individualni odgovor na pošiljaoca kao podrazumevanu akciju. Definitivno vidi i Pravilo # 9 ispod.
04 od 10
Koristite profesionalne pozdrave umesto kolokvijalnih izraza.
Najbolji način za pokretanje profesionalnog e-pošte je neka verzija slijedećeg:
1. Dobar dan, gospođo Chandra.
2. Zdravo, projektni tim i volonteri.
3. Zdravo, Dženifer.
4. Dobro jutro, Patrick.
NE, pod bilo kojim okolnostima, koristite sledeće da pokrenete profesionalnu e-poštu:
1. Hej,
2. Sup, tim!
3. Zdravo, Jen.
4. Mornin, Pat.
Kolokvijalni izrazi poput 'hej', 'yo', 'sup' mogu izgledati prijateljski i topli za vas, ali oni zapravo erodiraju vjerodostojnost u poslovnom okruženju. Iako svakako možete da koristite ove kolokvijalizme u razgovoru kada imate poverljivi odnos sa drugom osobom, loša je ideja da se ove reči koriste u poslovnom e-poštom.
Pored toga, loša je forma za pravljenje prečica, poput 'mornin'. Vrlo loša forma je skraćivanje nečijeg imena (Jennifer -> Jen) osim ako vam je to osoba izričito tražila da to učinite.
Kao i sa svim inteligentnim poslovnim komunikacijama, pametno je pogrešiti na strani suviše formalnog i pokazati da verujete u etiketu i poštovanje.
05 od 10
Obradite svaku poruku kao da vam je profesionalna reputacija zavisila.
I zaista, vašu reputaciju lako razgrađuju loša gramatika, loše pravopis i loše odabrane reči.
Zamislite kako će vaš profesionalizam uzeti udarac ako slučajno pošaljete " Morate provjeriti svoj meth , Ala " kada ste zaista mislili da kažete " morate provjeriti svoju matematiku, Alma" . Ili ako kažete ' mogu sutra da sarađujem ' kada ste mislili ' sutra mogu da obavim intervju .
Obradite svaki e-mail koji šaljete; uradite to kao da vaša profesionalna reputacija zavisi od toga.
06 od 10
Koncizna i jasna tema će postići čuda (i pomoći će vam da pročitate).
Linija predmeta je i naslov za komunikaciju i način sumiranja i označavanja vašeg e-pošte, tako da se lako može naći kasnije. Trebalo bi jasno rezimirati sadržaj i bilo koje željene akcije.
Na primjer, naslovna linija: "kafa" nije vrlo jasna.
Umesto toga, pokušajte "Željene osobine kafe: potreban je vaš odgovor"
Kao drugi primjer, naslovna riječ " vaš zahtjev " je previše nejasna.
Umesto toga, pokušajte sa jasnijom temom linije poput: ' Vaš zahtev za parkiranje: potrebno je više detalja' .
07 od 10
Koristite samo dva klasična fonta: Arial i Times Roman varijante, sa crnim mastilom.
Može biti oduševljeno dodati moderne fontove i boje fontovima na vašu e-poštu kako bi vam pomogao, ali bolje je da koristite crne Arial ili Times New Roman od 12 pt ili 10 pt. Slične varijante poput Tahoma ili Calibri su u redu. A ako skrećete pažnju na određenu frazu ili metak, tada crveni ili bold font može biti od pomoći u moderaciji.
Problem je u tome što vaši e-mailovi počinju da postanu nepovezani i neusmjereni ili počnu prenijeti maverick ili disruptive stav s vaše strane. U svijetu biznisa, ljudi žele komunikacije pouzdanim i jasnim i kratkim, a ne ukrasnim i odvraćajućim.
08 od 10
Izbegavajte sarkazam i negativne / snootine tonove, po svaku cenu.
E-pošta uvek ne uspeva da prenese vokalni nagib i jezik tela. Ono što mislite da je direktno i direktno, može se zaista oštetiti i misliti kada bude stavljeno u vašu e-poštu. Ne koristeći riječi "molim" i "hvala", uzrokuje negativne podtokove. A ono što smatrate šaljivom i svetlošću, može se preneti kao naklonost i nespretno.
Davanje poštujućeg tona i prijatnog ponašanja u elektronskoj pošti traje praksu i puno iskustva. Pomaže kada pročitate e-poštu glasno za sebe, ili čak i nekog drugog pre nego što ga pošaljete. Ako se nešto o email-u čini zdravo ili grubom, onda ga prepravite.
Ako ste i dalje zaglavljeni kako preneti ton nečega u e-poštu, onda ozbiljno razmislite o podizanju telefona i dostavi poruku kao konverzaciju.
Zapamtite: email je zauvek, i kada pošaljete tu poruku, nikada ga ne možete povući.
09 od 10
Pretpostavimo da će svet pročitati vašu e-poštu, pa tako planirajte.
Uistinu, email je zauvek. Može se proslediti stotinama ljudi u roku od nekoliko sekundi. Može biti pozvan od strane organa za sprovođenje zakona i poreskih revizora ukoliko bi ikada bila istraga. Može čak i da bude u vijestima ili društvenim medijima.
Ovo je široka i zastrašujuća odgovornost, ali to je jedna od kojih svi ramena: ono što pišete putem e-pošte lako bi moglo postati javno znanje. Izaberite svoje reči pažljivo, i ako mislite da postoji šansa da vam se ugrize, onda ozbiljno razmislite da ne šaljete poruku uopšte.
10 od 10
Uvek završite sa kratkim klasičnim "hvala" i blokom potpisa.
Snaga masti kao što su "hvala" i "molim" nemerljive su. Takođe, dodatnih nekoliko sekundi za uključivanje vašeg bloka profesionalnog potpisa govori o količini vašeg pažnje prema detaljima i da preuzimate vlasništvo nad vašim komunikacijama žigosanjem vašeg imena i kontakt informacija.
Zdravo, Shailesh.
Hvala vam na preispitivanju naših usluga vezivanja na TGI Sportswear. Bio bih sretan da razgovaram sa vama na telefonu da vam kažem više o našim opcijama za sportske jakne za vaš tim. Takođe smo mogli da posjetimo našu izložbenu prostoriju kasnije ove nedelje i mogu vam pokazati naše uzorke lično.
Koji broj mogu da vas nazovem? Dosta mi je da razgovaram posle 13:00 danas.
Hvala ti,Paul Giles
Direktor Klijentskih usluga
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Vaše brendiranje je naš fokus"