Duga e-pošta može izgledati zastrašujuće i dugačak niz dugačkih paragrafa, eventualno uključujući dugoročne rečenice koje se ne zaustavljaju, ali izgleda da nigde ne idu ili presude ispunjene nepoznatim riječima koje dodaju malo značenju, ali služe zbunjuju se sa višestrukim i ponekad konfliktnim mogućim tumačenjima, može učiniti da primaoc pročita manje nego ako je poruka bila samo, uh, oko 3 rečenice-tri duhovite, koncizne i precizne rečenice.
Ako niste pročitali paragraf upravo gore, dobili ste poentu.
Zadržite e-poštu kratkom
Zato je obično dobra ideja da
- čuvati e-poštu što je moguće kraće.
Naravno, ovo ne znači da treba da isečete svoje poruke po bilo kojoj cijeni.
Napišite koliko god je potrebno
Pišite duže i koliko je potrebno i odgovarajuće. Važno je da poslovne poruke budu sržne.
Lični e-mailovi mogu biti cvetni i dugotrajni. Za jasnoću, manje i jednostavnije reči su još bolje.
Koristite Bullet točke
Ako imate puno da napišete:
- Prebacite svoju poruku u metak.
- Započnite svaku tačku sa kratkim rezimeom akcije koju želite da preduzmete.
- Uverite se da važne informacije nisu skrivene u poruci vaše poruke ili bilo kojeg mesa metka .
Jedna akcija po poruci
Nemojte grupisati sve što vam je potrebno ili želite da primatelju kažete u jednoj poruci. Posebno:
- Započnite novu poruku za svaku glavnu akciju koju tražite od primaoca.
Ovo olakšava primaocu da obrađuje e-poštu i izvrši potrebne akcije. Postavljanjem presedana, šanse su da će primiti isti metod za poruke za vas - a vi ćete imati lakše vrijeme i da isključujete e-poštu.