Postoji mnogo dobrih razloga zašto digitalizacija papirnih dokumenata može biti ogromna pomoć kada je u pitanju organizacija vaše kućne kancelarije (ili, u vezi s tim, vaš dom). Prije svega, možete se osloboditi puno dodatnih papira koji su zaglavljeni u fioke i fajlovima, ili uzimajući dragoceni prostor za radne površine.
Digitalne datoteke (čak i PDF) mogu se konvertovati u datoteke koje se mogu pretraživati koristeći softver za prepoznavanje optičkih znakova (OCR) koji obično dolazi sa štampačem (HP ima veoma kul video koji objašnjava kako OCR radi i kako to može pomoći u pojednostavljivanju zadatka pojednostavljujući svoj život).
To znači da ne samo da vaše informacije ne uzimaju ni jednu prostoriju, već je mnogo lakše pronaći nego što bi bilo na papiru. I možete da sačuvate svoje digitalne datoteke koliko god želite - na CD-u ili DVD-u, na fleš disku, u mreži za skladištenje podataka ili na sve navedeno. Dakle, možete biti sigurni da kada vam nešto zatreba, možete ga dobiti.
Kada započnete digitalizaciju vaših kućnih datoteka, to je savršeno vreme za kreiranje organizovanog skupa datoteka koje će vam olakšati život. Razmislite o kategorijama papirologije koje su vam potrebne, i podesite fasciklu za svaku od njih. Potvrde o kreditnoj kartici u jednoj fascikli; carinjenje papira u drugom; računi za telefon, računi o računima, račune za popravke kućnih kuća i tako dalje, svi mogu imati posebne fascikle. U svakoj fascikli kreirajte podfoldere za svaku godinu (ili mesec). Mnogo je lakše započeti sa organizovanim sistemom, a zatim jednostavno dodajte nove papire u pravu datoteku dok idete dalje nego da nastavite pokušavati da preuredite sistem svaki put kada novi prijem skenira.
Uverite se da je vaš skener ili štampač dolazio sa softverom za OCR (softver ABBYY FineReader izgleda dolazi u paketu sa mnogim štampačima i skenerima koje testiram). Ako ga ne pronađete, nemojte paničiti. Postoji dobra šansa da već imate neki pristojan OCR softver već instaliran na računaru, sve dok koristite Windows. Cool OCR softver koji ste već posedovali će vas voditi kroz proces lociranja i korišćenja tog softvera zajedno sa vašim skenerom za kreiranje editivih dokumenata.
Naravno, to donosi još jednu važnu tačku: Morate imati bar skeniranje dokumenata ako želite da obavite ovaj posao. Ne mora biti skupo, ili fensi. Ako ga nemate, sada je dobro vrijeme da ga potražite; počnite sa ovim pregledima skenera fotografija i skenera dokumenata za neke najbolje kupovine. Ako ne želite zaseban skener, jeftiniji višenamenski štampač će savršeno obaviti posao.
Evo teškog dela. Postavljanje sistema nije previše zaobići; čak i skeniranje papira neće biti suviše teško. Ono što je teško je osigurati da to automatski uradite svaki put kada dobijete nove prihode ili papire. U suprotnom, papiri će početi ponovo da se gomilaju i osećate se kao da ste trošili svoje vreme. Zato se drži!