Socijalno umrežavanje nastavlja da dobija veću popularnost ovih dana, ali su i dalje e-mailovi najkonkretnija opcija za razmenu poruka, što lako prevazilazi sve ostale oblike elektronske komunikacije čak iu ovom savremenom svetu punom tona aplikacija. Administrativna pošta može izgledati kao skupa funkcija, naročito za mala i srednja preduzeća, a nekoliko administratora traže troškovno efikasna rešenja za iste.
Mnoge kompanije smatraju teškim zadatkom da pokreću sopstvene poštanske servere zbog neprestanih napora spamera da pošalju spas odlazne pošte i udaraju velike spoljne pošte putem svojih mail servera . Pošto se većina kompanija suočava sa takvim problemima, one su male ili srednje veličine, one često nemaju unutrašnja tehnička rešenja za pravilno konfigurisanje i pokretanje mail servera i upravljanje takvim pretnjama. Zbog toga je nekoliko preduzeća prenijelo svoje potrebe prema eksternim pružaocima usluga po značajnim cenama.
Međutim, ne radi se samo o troškovima; Outsourcing ovih zahteva možda nije skupa stvar, ali dolazi sa sledećim skrivenim rizicima -
1. Poslovanje gubi kontrolu nad sopstvenom poštom. Kompanija koja vrši outsourcing upravlja verifikacijom i šifrovanjem zasnovanom na serveru, što može zahtijevati dodatnu enkripciju za osjetljivu komunikaciju, ali više nije u vlasništvu vlasnika.
2. Uslovi kompanije outsourcing-a, ponekad, mogu dozvoliti da skenira sadržaj pošte kako bi pomogao u cilju oglašavanja, čime bi se postigao još veći rizik od poverljivosti i privatnosti.
3. Deljenje mail servera drugim preduzećima može prouzrokovati probleme sa isporukom kada osoba u drugoj kompaniji šalje spam poruke preko tog mail servera. Ovo može povećati rizik ako kompanija koja vrši outsourcing ne može da otkrije spam i blokira ga.
4. Najveća prepreka je da druga kompanija može da vidi sve sadržaje poruke. Ponekad se sadržaj poruke može na neodređeno vreme skladištiti na serverima kompanije za outsourcing. Ove nedostatke su značajne.
Za male firme koje zahtevaju poverljive i pouzdane e-poštne sisteme, to može biti teška odluka da se odluči da li će se outsource ili ne. Moguće je da malim preduzećima pokreće spam filtrirani i siguran mail server poštujući ove smernice.
Izaberite dobar ISP ili Hosting Provider
Prilikom odabira ISP-a, uverite se da ima mogućnost da se bavi problemima zlonamjernih i neželjenih poruka. Ako upravljate sopstvenim serverom za e-poštu, veoma je važno da vaš ISP ne dozvoljava zloupotrebu i neželjenu poštu na mreži. Kako bi se osiguralo da hosting ili provajder internet usluga pravilno upravlja ovim problemima na svojoj mreži, ima mnogo resursa za proveru reputacije njegovih domena i IP adresa.
Odbijte ulaznu spam koliko god je moguće
Postoji mnogo domenskih baza podataka i IP adresa koje mogu smanjiti količinu ulaznog spama do poštanskih sandučića bez blokiranja legitimnih poruka. Ove baze podataka mogu se slobodno koristiti ako obim poruka nije jako visok. Međutim, od vitalnog je značaja da ih pravilno koristite.
Stavite prekid vanjske spamove
Emisija neželjene pošte je uglavnom zbog bilo koje jedinice ili osobe u kompaniji koja želi poslati neželjenu poštu ili sigurnosna pitanja koja omogućavaju drugima da šalju neželjenu poštu koristeći svoju IP adresu.
Ne postoji tehničko rešenje za prvi slučaj, iako bi svi zaposleni u marketingu trebali znati da svi identifikacioni e-mailovi koji se koriste za pošiljanje u velikoj meri trebali su naročito tražiti da primaju e-poštu o proizvodima putem potvrđenog procesa opt-in-a.
Drugi slučaj je češći. Većina neželjene pošte je zbog sigurnosnih problema koji spadaju u jednu od sledećih kategorija: malware trojanci i virusi, otvoreni relej, kompromitovani računi i kompromitovani web serveri. Ove probleme treba ispravno rešiti kako bi spriječili neželjene probleme.
Monitoring dnevnika
Provedite malo vremena ili uspostavite automatske mehanizme bazirane na brojevima e-pošte kako biste nadgledali svoj mail server. Otkrivanje problema i preduzimanje korektivnih mera što je pre moguće prije ugleda domene ili IP adrese počinje da se pogoršava može zapravo da smanji uticaj incidenta na regularni tok pošte.
In-mail mail server je svakako bolja opcija za male kompanije. Ako se ozbiljno ispitaju problemi poverljivosti ili privatnosti, onda se mora odlučiti za sopstveni mail server. Ukoliko se uzmu u obzir gore pomenute tačke, ne bi trebalo biti ogromno da pokrećete sopstveni mail server, ali onda je uvek lakše reći nego uraditi.
Optimalno rešenje bi moglo biti pronalaženje pouzdanog hosting provajdera , koji obezbeđuje 100% poverljivost, pouzdanost i istovremeno štedi vas od bolova u upravljanju sopstvenim poštanskim serverom.