Pratite lične zadatke i profesionalne projekte pomoću ovog jednostavnog alata
Trello je alat za upravljanje projektima u kanbanskom stilu koji je vizuelni način da vidite sve zadatke koje vi ili vaši timovi treba da postignu, što olakšava da vidite šta svi u timu rade u određeno vreme. Takođe je besplatan, što znači da je dostupan malim i velikim grupama, kao i pojedincima koji vode poslove ili koji žele pratiti lične zadatke. Među alatima za upravljanje projektima, Trello je jedan od najslabijih koji se koristi i implementira, ali njegov besprekorni interfejs može biti malo zastrašujući. Srećom, imamo nekoliko saveta koji će vam pomoći da i vaši tim izvučete maksimum iz Trella-a, bez obzira što ga koristite za praćenje.
Šta je Kanban?
Kanbanski stil upravljanja projektima inspirisan je japanskim proizvodnim procesom koji je Toyota implementirala krajem 1940-ih. Njegov cilj bio je povećati efikasnost u svojim fabrikama praćenjem inventara u realnom vremenu, koristeći kartice koje su prošle između radnika na podu. Kada je određeni materijal istrgnut, radnici bi to zabeležili na kartici, što bi učinilo put do isporučioca koji bi potom isporučio traženi materijal u skladište. Ove kartice se često nazivaju Kanban, što znači znak ili bilbord na japanskom jeziku.
Pa, kako to prevede na upravljanje projektima? Softver kao što je Trello koristi ovaj koncept prolaska oko kartica i stavlja ga u vizuelni interfejs, gde su zadaci postavljeni na tabli i usklađeni sa radnim kapacitetom tima. Na najosnovnijem nivou, ploča će imati tri sekcije, kao što je prikazano na slici iznad: da to činimo, radimo (ili u procesu) i uradimo. Međutim, timovi mogu da koriste ovaj alat na bilo koji način koji radi za njih. Neki timovi mogu preferirati stvarnu ploču, dok drugi žele pogodnost virtuelnog rešenja, kao što je Trello.
Kako koristiti Trello
Trello koristi ploče , koje sadrže liste, koje se sastoje od kartica. Odbori mogu zastupati projekte (redizajn sajta, renoviranje kupatila), liste se mogu koristiti za zadatke (grafika, pločice), a kartice mogu sadržati podzadnje ili opcije (unajmiti dizajnera, veličine pločica i boja).
Kada odlučite da organizujete svoje liste, možete početi sa dodavanjem kartica, što zauzvrat može imati kontrolne liste i etikete. Kontrolni listi su način razbijanja zadataka u pod-zadatke. Na primer, ako koristite Trello za planiranje odmora, možda ćete imati kartu za restoran koji želite da pokušate, sa kontrolnom listom koja uključuje pravljenje rezervacije, istraživanje najboljih jela koje ćete dobiti i provjeru da li je za djecu ugodno . Etikete se mogu koristiti za predstavljanje statusa kartice (odobren, podnet, itd.) Ili kategorije (nauka, tehnologija, umetnost itd.) Ili bilo koju oznaku koju želite. Onda možete izvršiti pretragu koja će prikazati sve kartice nauke ili sve odobrene kartice, na primjer. Međutim, ne morate dodati naslov na etiketu; Možete ih koristiti i za kodiranje boja (dostupno je do 10 boja, dostupna je opcija boja u boji).
Dok počnete da radite i ispunjavate zadatke, možete jednostavno prevlačiti i spustiti kartice sa jedne liste na drugu, i eventualno arhivirati kartice i liste kada interfejs postane gusto.
Možete dodijeliti kartice članovima tima, kao i dodati komentare, priložiti datoteke, oznake u boji i datume rokova. Članovi tima mogu pominjati druge u komentarima da započnu razgovor. Možete da otpremate datoteke sa vašeg računara, kao i sa uslugama cloud storagea, uključujući Google disk, Dropbox, Box i OneDrive.
Takođe uključuje i odličnu integraciju e-pošte. Svaka ploča ima jedinstvenu adresu e-pošte koju možete koristiti za kreiranje kartica (zadataka). Možete i poslati priloge i na tu adresu e-pošte. I najbolje, kada dobijete e-mail obaveštenje, možete mu odgovoriti direktno pre nego što pokrenete Trello.
Obaveštenja, uključujući navode i komentare, dostupne su iz mobilnih aplikacija, pretraživača za desktop računare i putem e-pošte. Trello ima aplikacije za iPhone, iPad, Android telefone, tablete i satove i Kindle Fire tablete.
Trello nudi više od 30 dodataka i integracija, koje naziva napajanje. Primjeri uključivanja uključuju prikaz kalendara, repetitor kartice za ponavljajuće zadatke, kao i integraciju sa Evernote, Google Hangouts, Salesforce i još mnogo toga. Slobodni računi uključuju jedno napajanje po ploči.
Sve osnovne funkcije kompanije Trello su besplatne, iako postoji plaćena verzija zvana Trello Gold (5 dolara mesečno ili 45 dolara godišnje), koja dodaje neke dozvole, uključujući tri power-up-a po ploči (umjesto jednog). Takođe uključuje atraktivne pozadine plakata i naljepnice, prilagođene emojije i veće otpremnine prilozima (250 MB, a ne 10 MB). Trello nudi jedan besplatan mesec članstva u Goldu za svaku osobu koja se pridružuje Trellu, do 12 mjeseci.
Kao što smo rekli, na prvi pogled postavljanje Trella je malo zastrašujuće, jer nema puno ograničenja o tome kako možete da ga koristite. Sa jedne strane, možete kreirati ploče koje jednostavno pokazuju šta ste završili, na čemu radite i šta je sledeće. Sa druge strane, možete da idete dublje i kreirate liste obaveza podeljene u kategorije ili odjeljenja.
Možete koristiti Trello da pratite bilo šta od ličnih zadataka do profesionalnih projekata do planiranja događaja, ali evo nekoliko primjera iz stvarnog svijeta da biste započeli.
Korišćenje Trella-a za upravljanje kućnom renovacijom
Recimo da planiramo renovirati jednu ili više soba u vašem domu. Ako ste ikada preživeo renoviranje, znate da ima puno pokretnih delova i puno iznenađenja, bez obzira na to koliko pažljivo pripremate. Organizovanje svih odluka koje trebate da uradite u Trellu mogu pomoći u održavanju projekta na putu. Recimo da planirate renoviranje kuhinje. U ovom slučaju možete kreirati tablu pod nazivom Kitchen Renovation, a zatim dodati listu posvećenih svakom elementu koji zamjenjujete.
Ploča za obnavljanje kuhinje može sadržati listu za:
- Potencijalni izvođači radova
- Svaki uređaj koji zamenjujete
- Cabinetry
- Countertops i backsplash
- Parket
- Vodovod
- Elektrotehnika
Karte za svaku listu bi uključivale dimenzije, budžet i moraju imati funkcije, kao i sve modele koje razmišljate. Karte za vodovodne instalacije mogu uključivati zamjenu cijevi, novu liniju vode, kao i procjenu cijene i srodne brigade, kao što su zaustavljanje vode. Možete lako dodati slike materijala i aparata koje razmišljate, i povežite ih sa listama proizvoda kako biste mogli kupiti cenovnik. Kada odlučite, možete koristiti etikete za označavanje ili obeležavanje boje proizvoda ili materijala.
Na kraju, za svaku karticu možete kreirati kontrolne liste. Na primer, frižider kartica može imati kontrolnu listu koja uključuje odlaganje starog frižidera i postavljanje vodene linije za makiser.
Ako renovirate nekoliko soba, samo napravite ploču za svaku od njih i navedite sve što treba da razmotrite; kontinuirano dodavati liste i kartice i pomjerati elemente po potrebi.
Pozovite druge članove porodice u svoje tabele i dodelite im kartice za distribuciju potrebnog posla, kao što su istraživanje proizvoda i cijena, raspored i druga logistika. Trello ima javnu tablu za renoviranje kuće koju možete kopirati na svoj račun.
Planirate odmor sa Trellom
Putovanje sa nekoliko članova porodice ili prijatelja može brzo postati komplikovano. Koristite Trello da biste izabrali destinaciju, planirali aktivnosti i raspored prevoza. U ovom slučaju možete imati jednu tablu koja sadrži moguća mjesta za posjetu, a druga za putovanje kada odlučite gdje da idete.
Putna tabla može uključivati liste za:
- Opcije leta
- Prizemni prevoz
- Hoteli, Airbnb oglasi, iznajmljivanje kabina i kampova
- Turističke atrakcije
- Restorani i hrana
U okviru potencijalnog odbora za odredišta, kreirali biste listu za svako mesto, sa kartama za vrijeme putovanja, budžetom, pros / svima i svim drugim razlozima. Liste na putnoj tabli uključivale bi karte za aviokompanije, najam automobila, značajnu kuhinju u toj oblasti, te atrakcije poput muzeja, kupovine i komšilista za istraživanje. Ako odlučite da idete na krstarenje, možete kreirati liste za stvari koje treba obaviti na brodu i za planirane zaustavljanja, kao i za prevoz neophodan za dolazak na brod. Koristite etikete za označavanje odabranih predmeta ili za označavanje kandidata nakon što ste suzili svoje izbore. Dodajte liste provjera na kartice za rezervaciju i raspored putovanja ili krstarenja. Trello takođe ima javni odmor koji možete koristiti kao polaznu tačku.
Praćenje ličnih ciljeva i projekata
Bilo da tražite da očistite nered u vašem domu ili garaži, uzmete hobi ili vežbate više, možete ga lako pratiti u Trellu. Napravite ploče za novogodišnje rezolucije, ili za višekratne projekte, kao što su čišćenje tavanice ili organizacija kućnih ureda.
Za ploču za rezoluciju kreirajte listu za svaku rezoluciju, a zatim karte kako ih možete implementirati, kao što su pridruživanje teretani, idenje za dnevne šetnje ili kupovinu kućne opreme za vježbu. Koristite spiskove na ličnom projektu da biste razbili velike zadatke, sa karticama za podzadnje. Na primer, tabla za proljeće čišćenje može uključivati liste za sobe i ostala područja u kući. Liste bi imale kartice za povezane zadatke, kao što je potreba za čišćavanjem, inventar stavki koje želite da prodate, donirate ili izađete i zadatke koje želite da izvrsite, kao što su čišćenje prozora ili uklanjanje drveta.
Upravljanje slobodnim ili konsultantskim poslovanjem
Na kraju, ako pokrenete sopstveni biznis, Trello može biti vaš vrhunski pomoćnik. Odbori mogu predstavljati projekte, sa listama za svaku fazu ili prekretnicu, kao i kartama za srodne zadatke. Samostalni pisci mogu koristiti Trello da upravljaju temama priča i objavljenim radovima.
Recimo da imate projektnu tablu za redizajn web stranice. Vaše liste mogu uključiti važne zadatke, kao što je angažovanje dizajnera i drugih važnih uloga, kao i prekretnica, kao što je odabir šeme boja, upravljanje rasporede i dobijanje saglasnosti na putu. Karte bi uključivale predložene šeme boja i izglede i korake potrebne za pripremu sastanaka. Svemirski pisac može imati ploče za ideje priče, publikacije i marketing. Liste mogu da predstavljaju faze, kao što su u procesu, podnesene i objavljene, ili možete koristiti etikete za to.
Trello je jednostavan, ali moćan alat, i vredi provesti neko vrijeme s tim. Ako niste sigurni odakle ćete započeti, pretražite Trelloovu korisničku zajednicu, koja uključuje javne table koje možete kopirati na svoj račun.