Predstavite se, postavite kontekst i držite ga kratko
Instant poruke mogu biti standardni način komunikacije za vas, ali neki ljudi i dalje ga zastrašuju. Ako ste navikli na tekstualne ili prijateljske poruke i kolege, možda ne možete da shvatite kako se tekst može pojaviti iz levog polja u novi kontakt. Takvo iznenađenje je posebno zabrinjavajuće u poslovnom kontekstu. Kada koristite tekstove u poslu, držite obično slanje poruka o obraćanju poruka i pratite nekoliko jednostavnih pravila ponašanja.
Zatražite odobrenje da pošaljete tekstualnu poruku
Da li je osoba na koju želite da se složite da se kontaktira na taj način? Nemojte pretpostavljati da svako nosi mobilni telefon u svakom trenutku da primi tekstualne poruke ili je na mreži da pristupi trenutnim porukama putem mreže, Facebooka ili drugih programa za razmenu trenutnih poruka. Pitajte osobno ili u telefonskom razgovoru kako osobe preferiraju da budu kontaktirane. Možda ćete otkriti da imaju ograničen plan pisanja ili da se obeshrabrite na IM-u na njihovim radnim stanicama.
Upoznajte se sa slanjem početne poruke
Predstavite se u vašoj poruci i objasnite. Dok se vaše ime, nadimak ili telefonski broj mogu prikazati, zavisno od načina razmene poruka koji primjenjuje, primaoc gleda tekst van konteksta. Započnite poruku sa uvodom i referentnim okvirom, kao što su:
- "Ja sam Joan Smith iz XYZ Consultants-a. Da li imate vremena da razgovarate o pitanju koje ste me pitali prošle nedelje na telefonu?"
- "To je Brad Jones iz računovodstva, imam pitanje o vašem zahtjevu za nadoknadu. Da li imaš vremena da to odgovoriš, ili da te pozovem kasnije?"
Ako to učinite, izbegavate da se vaša poruka čini slučajnim i eventualno pogrešno usmerenim pitanjem od osobe koju primalac može zapamtiti samo nejasno ili uopšte ne.
Iako mnogi programi za trenutne poruke imaju arhivu koja dozvoljava ljudima da saznaju ko ste i o čemu ste govorili u prošlosti, obično je dobra ideja da se predstavite još kraće u narednim razgovorima, pogotovo ako ste promenili nadimak ili broj telefona.
Zadržite prvu poruku nizova
Počnite sa uvodom i kontekstom samo dok osoba ne odgovori. U suprotnom, možete sastaviti i poslati detaljnu poruku koja nikad nije vidjena. Ovo je dobra praksa za sve poruke.
Pratite politički ako ne dobijete odgovor
Slanje tekstualne poruke ili IM-a i ne primati nikakav odgovor može značiti nekoliko stvari. Osoba bi vas mogla ignorisati, ali osoba verovatnije ne nadgleda telefon ili računar da bi videla vašu poruku. Posle odgovarajućeg vremena, pratite dodatnu poruku, ali takođe pokušajte da kontaktirate osobu putem e-pošte ili telefona. Kada je to moguće, možete i da zaustavite pored stola osobe.
Ovi protokoli se vraćaju na to kako ljudi više vole da budu kontaktirani. Dok je poruka možda jedini način na koji želite da komunicirate, to nije prvi izbor svake osobe. Ako želite imati produktivne radne odnose, shvatite i poštujte da ljudi imaju različite preferencije.