Prekid razlike između tabele i baze podataka
Jedan od razloga zbog kojih su kompanije neodlučne da koriste Microsoft Access je nedostatak razumevanja razlike između tabele i baze podataka. Ovo dovodi mnoge ljude da veruju da su praćenje podataka o klijentima, naloga za kupovinu i detalji o projektu u preglednici adekvatne za njihove potrebe. Krajnji rezultat je što je teško održavati kontrolu konfiguracije, datoteke su izgubljene za korupciju, a zaposleni slučajno prepisuju relevantne informacije. Uz malo znanja o moći i mnogim korištenjima baze podataka, malim preduzećima je lakše vidjeti kada je tabelarni pregled dovoljan za posao i kada je potrebno kreirati bazu podataka.
Važno je imati osnovno razumevanje o tome šta je baza podataka. Većina ljudi ranije pristupa bazama podataka, kao što su one u javnoj biblioteci, ali ih jednostavno koriste ne razlikuje kako se tabele i baze podataka razlikuju. Potrošnja nekoliko minuta saznanja o bazama podataka će pomoći da se upoređivanje postane jasnije.
Organizacija podataka
Možda je najočiglednija razlika između tabele i baze podataka način na koji se podaci organizuju. Ako su podaci relativno ravni, onda je tabelarno savršeno. Način utvrđivanja da li je najbolji sto najbolji, pitajte da li će se sve tačke podataka lako orjentisati na grafikonu ili tablici? Na primjer, ako kompanija želi da prati mesečne zarade tokom jedne godine, pregledna tablica je savršena. Spreadsheets su namenjeni za rukovanje puno istih tipova podataka, mapirajući napredak nekoliko ključnih tačaka.
Za poređenje, baze podataka imaju strukturu relacionih podataka. Ako bi korisnik povukao podatke, bilo bi mnogo toga da razmotri. Na primjer, ako kompanija želi da prati mesečne zarade i upoređuje ih sa konkurentima u posljednjih pet godina, postoji odnos između ovih tačaka podataka, ali ne i jednog fokusa. Izrada jedne tablice za izveštavanje o rezultatima biće teško, ako ne i nemoguće. Baze podataka su dizajnirane tako da korisnicima olakšaju generisanje izveštaja i pokretanje upita.
Složenost podataka
Najlakši način da uporedite da li se podaci trebaju održavati u tabeli ili bazi podataka je da pogledate koliko su složeni podaci. Ovo pomaže u razjašnjavanju načina na koji se podaci trebaju organizirati ako korisnik nije siguran.
Podaci tabele su jednostavni. Može se lako dodati u jednu tabelu ili grafikon i dodati prezentaciji bez potrebe za isključivanjem informacija. Jednostavno je održavati jer prati samo nekoliko ključnih numeričkih vrednosti. Ako su potrebne samo nekoliko redova i kolona, podaci se najčešće čuvaju u tabelarnoj tabli.
Baze podataka poseduju mnoštvo različitih tipova podataka koji svi imaju neku vezu sa drugim podacima u bazi podataka. Na primjer, kompanije čuvaju značajnu količinu podataka o svojim klijentima, od imena i adresa do narudžbe i prodaje. Ako korisnik pokuša da stavi hiljade redova u tabelu, kvote su dobre da bi trebalo da budu premještene u bazu podataka.
Ponavljanje podataka
Samo zato što podaci moraju biti ažurirani ne znači nužno da je potrebna baza podataka. Da li će se isti podaci stalno ponoviti? Da li je posao zainteresovan za praćenje događaja ili akcija?
Ako se podaci menjaju, ali vrsta podataka je ista i prati jedan događaj, te informacije su verovatno ravne. Primer je količina prodaje u toku godine. Vremenski period će se promeniti, a brojevi će se promeniti i neće se ponavljati podaci.
Ako neki delovi podataka ostaju isti, kao što su podaci o kupcima, dok se drugi mijenjaju, kao što su broj naloga i blagovremenosti plaćanja, praćenje akcija se prati. Ovo je kada treba koristiti bazu podataka. Akcije imaju mnogo različitih komponenti, a pokušaju da ih prate sve zahteva bazu podataka.
Data Primarna svrha
Spreadsheets su sjajne za one događaje koji ne zahtevaju praćenje mnogih različitih aspekata. Za projekte kojima je potrebna jedna ili dve karte ili tabele za prezentaciju pre arhiviranja, tabelar je najbolji način da se ide. Ako tim ili kompanija mora da bude u stanju da izračunava rezultate i odredi procente, to je tamo gde su tabelarne tablice najkorisnije.
Baze podataka su za duže projekte u kojima se vjerovatno koriste podaci i ponovo. Ako su potrebne napomene i komentari, podaci se trebaju prebaciti u bazu podataka. Spreadsheets nisu dizajnirani da prave detalje, samo nekoliko ključnih numeričkih tačaka.
Broj korisnika
Broj korisnika bi mogao biti odlučujući faktor u tome da li koristiti tabelu ili bazu podataka. Ako projekat zahteva da veliki broj korisnika može ažurirati podatke i izvršiti promjene, to ne treba raditi u preglednici. Mnogo teže je održavati ispravnu konfiguracionu kontrolu pomoću tabele. Ako postoji samo nekoliko korisnika da ažuriraju podatke, generalno između tri i šest, tabelarica bi trebala biti adekvatna (iako treba osigurati uspostavljanje pravila prije kretanja napred).
Ako svi učesnici u projektu ili cijelom odeljenju trebaju napraviti izmjene, baza podataka je bolji izbor. Čak i ako je kompanija mala i ima samo jednu ili dve osobe u odeljenju sada, razmislite koliko ljudi može završiti u tom odjeljenju za pet godina i pitati da li će svi trebati napraviti promjene. Što više korisnika kojima je potreban pristup, verovatnije je da je baza podataka bolja opcija.
Morate takođe uzeti u obzir sigurnost podataka. Ako postoji dosta osjetljivih informacija koje treba osigurati, baze podataka pružaju bolju sigurnost. Pre nego što krenete, obavezno pročitajte o sigurnosnim problemima koji treba razmotriti pre kreiranja baze podataka.
Ako ste spremni da napravite otkaz, pročitajte članak Pretvaranje tabela u baze podataka da biste započeli svoje putovanje.