5 najboljih EDMS paketa

Odlučivanje o tome koji je paket EDMS ispravan za rad koji radite je ključ za uspešno sprovođenje procedura za upravljanje dokumentima u vašoj kancelariji. Hajde da pogledamo pet najvećih paketa tamo i pretežite svoje prednosti i slabosti pre nego što kupite.

01 od 05

Vault Collaboration

Autodesk Vault Collaboration dolazi u dva okusa: Vault za AEC i Vault for Manufacturing. U zavisnosti od vrste posla koji radite, jedan od ovih definitivno će vam dati sve EDMS alate koje će vam trebati. Budući da je Vault Autodesk proizvod, možete biti sigurni da su potpuno razvijeni i čvrsto integrirani sa odgovarajućim softverom Autodesk dizajna. Svaki program ima proširenu funkcionalnost ako koristite AutoCAD vertikale kao primarni dizajn paketa. To ne znači da je Vault ograničen na rad sa tim programima, nije. Vault se integriše sa MicroStation-om i sa celokupnom linijom proizvoda Microsoft Office, ali njegova istinska snaga leži u tome koliko se dobro povezuje sa različitim Autodesk dizajnerskim paketima.

Moj tim radi u oblasti Infrastrukture, a Civil 3D je naš glavni softver za dizajn. Imajući to na umu, preuzimamo čitavu firmu od Meridiana i preko Vault AEC Collaboration zbog dodatih pogodnosti koje nam daje u dijeljenju podataka u datotekama koje nijedan drugi EDMS softver ne može pružiti. Budući da Civil 3D kreira sve informacije o dizajnu (poravnanja, površine itd.) Unutar jednog crteža, potrebno je ručno kreirati referencu podataka kako bi korisnicima omogućili dijeljenje tih podataka u različitim datotekama. Vault AEC ima tu funkciju već ugrađenu: kada zatvorite datoteku unutar Civil 3D, Vault interveniše i pita da li želite dijeliti te informacije o dizajnu sa svim drugim crtežima u Vault projektu. Jedan klik dugmeta i ono što je nekada bio zbunjujući ručni proces se obavlja na dosledan i efikasan način.

Postoji više desetina drugih integracija između Vaulta i AutoCAD proizvoda, kao što je automatsko povezivanje sa Sheet Set Manager-om, tako da možete generisati kompletne skupove crteža u jednom koraku, a vaši blokovi naslova i naslovnice se automatski ažuriraju kada promenite svojstva projekta i dodate ili izbrišete datoteke. Vault je veoma moćan i prilagodljiv EDMS paket i dobija moju najvišu preporuku za sve koji redovno koriste Autodesk proizvode. Više »

02 od 05

Meridian integracija

Meridian Integration je veoma moćan EDMS paket koji ima neke od najnaprednijih funkcija integracije dostupnih na tržištu. Meridian radi sa bilo kojim većim softverskim paketom koji imate na vašem sistemu i ima visoko razvijen interfejs sa svim većim CAD sistemima. Iako se ne fokusira na bilo koju određenu AEC industriju, Meridian ima vrlo lijepe generičke kontrole za integraciju s vašim standardnim AutoCAD, MicroStation i drugim programima za izradu nacrta. Da bi se prešlo preko toga, Meridian je ostavio otvoren programabilni korisnički interfejs koji možete koristiti za prilagođavanje programa da prilično pristupa bilo kojoj funkciji unutar tih CAD sistema.

Ta skalabilnost je jedna od Meridianovih snaga; stvarno možete prilagoditi program svom procesu rada sa samo malo programiranja. Ako nemate programera za osoblje, većina preprodajača nudi prilagođavanje po razumnim cijenama. Ovaj program smo koristili na našoj trenutnoj poziciji u većem dijelu decenije i uspjeli smo spojiti neke stvarne funkcije za uštedu vremena uz minimalne investicije. Premeštanje projekta, batch plotovanje, elektronski potpisi i pola tuceta drugih prilagođavanja spasili su nas bezbroj hiljada plaćenih sati.

Meridijanova sposobnost praćenja izmena u fajlu, kreiranje sigurnosnih kopija i revizija jednim klikom i prikazivanje i crvene linije datoteka bez ikakvog otvaranja stvarnog crteža su fantastični alati. Upozoravam vas, iako je to složen sistem i postoji definitivna kriva učenja koja je uključena u dobijanje vaših korisnika sa njim. Meridian je vrlo fokusiran na Autodesk Inventor, ali je tako konfigurisano da prilagođavanje u različite industrije nije uopšte problem. Ipak, kada radite sa Inventorom, radi izvanredan posao stvaranja kataloga delova, praćenja revizija komponenti i datoteka za vizuelizaciju zgrada. Ako je Inventor vaš glavni program dizajna, onda je Meridian definitivno paket za vas. Više »

03 od 05

Adept

Adept iz Synergis Software-a je potpuno opremljen Softver za upravljanje inženjerskim dokumentima koji ima sve standardne osnovne procedure koje ćete naći u bilo kom naprednom EDMS sistemu. Omogućava potpunu konfiguraciju metapodataka prilagođenih polja, proveru / odjavu dokumenata od strane korisnika, kontrolu verzija i revizijske staze kako bi pratili ko je uradio šta i kada, za sve vaše datoteke.

Adept se u velikoj mjeri fokusira na proizvodnu industriju i integriše u programe kao što su Inventor i SolidWorks , što znači da Adept ima mogućnost direktnog povezivanja sa elementima izvlačenja, kao što su atributi i nazivi blokova, za automatsko kreiranje dijelova i računa listova materijala. Adept takođe ima integrisani klijent koji radi unutar bilo kog AutoCAD softvera kako bi korisnicima omogućio direktan pristup strukturama datoteka projekta bez potrebe da napusti AutoCAD. Slično tome, Adept ima identičnu integraciju u Bentley-ovu liniju proizvoda MicroStation.

Zbog toga što je toliko fokusiran na proizvodnju, Adeptova integracija sa SolidWorks iz Dassault sistema je jedna od najjačih komponenti. Korisnici mogu pristupati dijelovima i sklopovima, pokrenuti istrage o statusu, čak i potražiti više revizija i automatski ažurirati komponente svog dizajna preko Adept Task Pane-a, koja se nalazi u potpunosti unutar SolidWorks-a. Kroz to okno, možete pretraživati ​​bilo koji deo ili sklop i nadmociti preko miša da biste dobili uperene trake koje prikazuju trenutni status svakog dela. Takođe možete kliknuti desnim tasterom miša na bilo koju datoteku u bazi podataka da biste je otvorili / uredili bez potrebe da napustite otvorenu datoteku. To je veliki vremenski štedač: možete mijenjati dijelove vašeg dizajna u trenutku i odmah vidjeti te promjene koje se odražavaju u vašim sveukupnim planovima bez ikakvog zatvaranja datoteke.

Jedino negativan Adept je i njegov najveći pozitivan: stvarno je namenjen prerađivačkoj industriji. Ako je to tvoj svet, onda Adept može biti pravi EDMS za vas. Međutim, ako radite pre svega u bilo kojoj drugoj AEC industriji, možda ćete želeti da izbegnete ovaj paket i potražite nešto bolje za ono što radite. Više »

04 od 05

AutoEDMS

AutoEDMS iz ACS Software-a je inženjerski dokument za upravljanje dokumentima koji se može pozvati na manje firme. AutoEDMS ima standardne check-in / out, workflow, reviziju i naslovne blokove koji povezuju kontrole koje očekujete da vidite u bilo kom EDMS paketu, ali izvan toga, stvari održavaju prilično jednostavno. AutoEDMS nema napredne podatke i delove koji povezuju mnoge od svojih konkurenata, niti poseduje vrhunske alatke za prilagođavanje i integraciju većih programa. To nije nužno loša stvar. Ponekad, jednostavniji interfejs je sve što vam treba, pa zašto kupiti program koji vam daje više nego što ćete ikada koristiti?

AutoEDMS je više generički sistem za upravljanje dokumentima, koji omogućava osnovnu kontrolu centralne baze podataka za čuvanje i manipulaciju vaših datoteka umesto da se fokusira na industrijske specifične pakete dizajna. Integriše se sa AutoCAD, MicroStation, SolidWorks i drugim sličnim proizvodima, ali ne nudi potpuno proširene podatke koji povezuju druge EDMS pakete.

Ako želite prvi put da se preselite u EDMS, ovo može biti dobar izbor za vas. Jednostavniji interfejs će vašom osoblju zadovoljiti osnovne koncepte upravljanja dokumenata bez zbunjenosti predmeta sa desetinama naprednih funkcija koje vam možda neće biti potrebne. Počnite sa manjim softverom, kao što je ovaj, i sebi i vašem osoblju dajte vrijeme da postanete udobni u okruženju EDMS pre nego što pređete u robusniji paket koji je specijaliziran za vašu industriju. Više »

05 od 05

Control Central

Content Central iz Ademera-a je više paketa za upravljanje dokumentima od EDMS sistema, ali pošto vam omogućava da sačuvate i pristupite bilo kojoj vrsti datoteke koristeći svoj izvorni program, odlučio sam da je uključim ovdje. Content Central je prošireni sistem za upravljanje datotekama koji vam omogućava da zadržite bilo koju i sve datoteke unutar definirane strukture foldera projekta i dodelite proširene informacije svakoj datoteci unutar te strukture. Ima standardne funkcije check-in / out i ima alate za automatsko imenovanje datoteka i indeksiranje.

Za razliku od većine drugih EDMS paketa, Control Central takođe ima ugrađenu funkcionalnost za skeniranje dokumenata i korištenjem auto prepoznatljivih funkcija kako bi utvrdio šta su i gdje idu unutar vašeg projekta. To može biti vrlo lijepa karakteristika za bavljenje računima i ugovora od konsultanata i klijenata. Ovaj program takođe ima vrlo lijep sistem za praćenje odobrenja i za dijeljenje / saradnju na datotekama sa drugim korisnicima.

Sa inženjerskog stanovišta, ovaj paket je donekle ograničen. Ona nema integraciju koju možda želite sa vašim dizajnerskim paketom i nema jednostavan plug-in za pristup bazi podataka iz drugog softvera. Većina vašeg upravljanja datotekama treba da se uradi direktno preko kontrolnog klijenta Control Center, koja samo pokreće datoteke u programu koji ih je kreirao kada ih dupliraš. Ovaj softver izgleda više fokusiran na generički model upravljanja kancelarijama od inženjerskog, ali ima lepe mogućnosti koje se mogu usvojiti za mala i srednja preduzeća AEC. Više »