Korišćenje Microsoft Access-a u vašem malom biznisu

Većina kompanija je upoznata sa onim što se može uraditi u programu Microsoft Word i Excel, ali razumevanje toga šta Microsoft Access može učiniti je malo teže shvatiti. Ideja stvaranja baza podataka i pokušaja njihovog održavanja izgleda kao nepotrebna upotreba resursa. Međutim, za mala preduzeća, ovaj program može pružiti nekoliko različitih prednosti, posebno kada je u pitanju upravljanje rastom i organizacijom.

Microsoft Access pruža mnogo robusniji način da male kompanije prate podatke i projekte od Excel-a ili Word-a. Pristupu može biti potrebno više vremena da uči od najčešće korišćenih Microsoft aplikacija, ali takođe ima i najviše dodate vrednosti za praćenje projekata, budžeta i rasta. Svi podaci neophodni za pokretanje malih preduzeća za upoređivanje i analize održavaju se u jednom programu, što olakšava pokretanje izveštaja i grafikona od bilo kog drugog programa. Microsoft nudi brojne šablone za pojednostavljivanje procesa učenja i korisnici mogu prilagođavati predloške dok oni idu. Razumevanje osnova Microsoft Access-a može pomoći malim preduzećima da vide svoju punu vrednost u svakodnevnom radu.

Ako već koristite tabelu, lako je pretvoriti svoju Excelovu tabelu u bazu pristupa.

Održavanje informacija o kupcima

Baza podataka omogućava preduzećima da prate sve neophodne informacije za svakog klijenta ili klijenta, uključujući adrese, informacije o nalogu, fakture i plaćanja. Sve dok se baza podataka čuva na mreži u kojoj svi zaposleni mogu pristupiti, korisnici mogu osigurati da informacije budu aktuelne. Zbog toga što su klijentske informacije od ključnog značaja za svaki mali biznis, baza podataka može biti osigurana. Dodavanje obrazaca u bazu podataka pomaže malim preduzećima da podatke dosledno unose svi zaposleni.

Kako se korisnici upoznaju sa programom, mogu se dodati još detaljnije komponente, poput mapiranja na adrese klijenata. Ovo omogućava zaposlenima da verifikuju adrese za nove kupce ili planiraju puteve za isporuke. Takođe omogućava preduzećima da kreiraju fakture i da mogu da šalju e-poštu ili redovnu poštu i da mogu da prate kada i kako su plaćeni računi. Ažuriranje i čuvanje podataka o klijentima u Access-u je pouzdaniji od tabelarnog ili Word dokumenta i usmerava upravljanje informacijama.

Praćenje finansijskih podataka

Mnogi biznisi kupuju softver posebno za praćenje finansija, ali za mali biznis koji nije samo nepotreban, teži se stvaranju dodatnog posla. Pored toga što su u mogućnosti kreirati i pratiti fakture, svi poslovni troškovi i transakcije mogu se snimiti kroz isti program. Za kompanije koje imaju kompletan Microsoft Office Suite, uključujući Outlook i Access, podsjetnike za plaćanje u programu Outlook mogu biti povezane sa bazom podataka. Kada se pojavi podsetnik, korisnici mogu izvršiti neophodna plaćanja, uneti podatke u Access, a zatim zatvoriti podsetnik.

Možda će biti neophodno kupiti sofisticiraniji softver, jer posao raste, a ti poslovi imaju prednost ako se svi njihovi finansijski podaci čuvaju u Access-u. Mnogi drugi programi mogu prihvatiti podatke izvezene iz Access-a, što olakšava migraciju informacija kada dođe vreme.

Upravljanje marketingom i prodajom

Jedan od najmanjih korišćenih ali moćnih načina korišćenja Pristupa je nadgledanje marketinških i prodajnih informacija. Sa postojećim informacijama o klijentima već sačuvane u bazi podataka, lako je poslati e-poštu, letake, kupone i redovnu poštu onima koji bi mogli biti zainteresovani za prodaju ili posebne ponude. Mala preduzeća mogu potom pratiti koliko je njihovih postojećih klijenata odgovorilo nakon marketinške kampanje.

Za nove kupce, celu kampanju mogu se kreirati i nadgledati sa jedne lokacije. To olakšava zaposlenima da vide šta je već završeno i šta još treba da se uradi ili koje su prakse neophodne.

Praćenje proizvodnje i inventara

Slično kao i klijentsko praćenje, u stanju je pratiti podatke o zalihama, resursima i zalihama je kritično za bilo koji posao. Pristup olakšava unos podataka o isporukama u skladišta i da zna kada je vrijeme da naručite više određenog proizvoda. Ovo je naročito kritično za proizvođače koji zahtevaju veliki broj različitih resursa za kompletiranje proizvoda, kao što su delovi aviona ili aktivni farmaceutski sastojci.

Čak i servisne industrije moraju voditi popis, a posedovanje svih tih informacija na jednom mjestu olakšava vidjeti koji je računar dodeljen zaposlenom ili određuje kada je kancelarijska oprema potrebno nadograditi. Da li će praćenje vozila, mobilnih uređaja, serijskih brojeva, informacija o registraciji, korisničkih dnevnika ili rasporeda trajanja hardvera, mala preduzeća moći lakše pratiti svoj hardver.

Preko hardvera, preduzeća moraju biti u stanju da prate softver. Od registracije i broja računara koji su dozvoljeni da koriste softver za informacije o verziji i korisniku, od vitalnog je značaja za preduzeća da mogu brzo i precizno izvlačiti informacije o svojim trenutnim konfiguracijama. Nedavni završetak podrške za Windows XP služi kao snažna podsetnica zašto je važno znati koji su softver i operativni sistemi na poslovnim računarima i uređajima.

Izvršavanje izveštaja i analiza

Možda najsnažniji aspekt pristupa je sposobnost korisnika da generiše izveštaje i grafikone iz svih podataka. Mogućnost kompajliranja svih sadržanih u različitim bazama podataka je ono što čini Microsoft Access sredstvima za mala preduzeća. Korisnik može brzo generisati izveštaj koji upoređuje troškove resursa protiv trenutnih cena, kreira grafikon koji ilustruje koliko je na zalihama za predstojeću marketinšku kampanju, ili izvršiti analizu koja identifikuje koji klijenti zaostaju pri plaćanju. Uz malo dodatnih znanja o upitima, mala preduzeća mogu preuzeti kontrolu nad njihovim pregledom podataka.

Još važnije, Microsoft Access se može povezati i sa drugim Microsoft proizvodima. Mala preduzeća mogu pregledati izveštaj, pregledati podatke o klijentu i generisati fakture u Wordu. Spajanje pošte može stvoriti redovne poštanske poruke, dok korisnik istovremeno generiše e-poštu u programu Outlook. Podaci se mogu izvoziti u Excel za detaljniji pregled detalja, a odatle će biti poslati u PowerPoint prezentaciju. Integracija sa svim drugim Microsoft proizvodima je možda najbolji razlog za korištenje Access-a za centralizaciju svih poslovnih informacija.