Filtriranje podataka u tabelama znači podesiti uslove tako da se prikazuju samo određeni podaci. To je učinjeno kako bi se olakšalo fokusiranje na određene informacije u velikom skupu podataka ili tablici podataka. Filtriranje ne uklanja ili menja podatke; ona samo menja koji redovi ili kolone se pojavljuju u aktivnom Excelovom radnom listu.
Filtriranje zapisa podataka
Filteri rade sa zapisima ili redovima podataka na radnom listu. Uslovi koji se postavljaju se upoređuju sa jednim ili više polja u zapisu. Ako su uslovi ispunjeni, prikazaće se zapis. Ako uslovi nisu ispunjeni, zapis se filtrira tako da se ne prikazuje sa ostalim zapisima podataka.
Filtriranje podataka prati dva različita pristupa u zavisnosti od vrste podataka koji se filtriraju - numerički ili tekstualni podaci.
Filtriranje numeričkih podataka
Numerički podaci se mogu filtrirati na osnovu:
- da li su podaci jednaki određenom broju
- da li su podaci veći ili manji od određenog broja
- podaci su iznad ili ispod prosječne vrijednosti podataka u cjelini
Filtriranje tekstualnih podataka
Tekstualni podaci se mogu filtrirati na osnovu:
- da li podaci odgovaraju određenoj reči
- da li su podaci riječ koja sadrži jedno ili više slova
- da li su podaci riječ koja počinje ili završava sa određenim slovom abecede
Kopiranje filtriranih zapisa
Pored privremenog skrivanja zapisa, Excel vam daje opcije za kopiranje željenih podataka u odvojenu oblast radnog lista . Često se ova procedura obavlja kada stalna kopija filtrirane liste ispunjava neku vrstu poslovnog zahteva.
Najbolje prakse za filtriranje
Sačuvajte neke probleme tako što ćete pratiti najbolje smernice za rad sa filtriranim podacima:
- Osim ako postoji dobar razlog za to, ne briite deljenu tabelu sa aktivnim filterima. Ostali korisnici možda ne primećuju da je datoteka filtrirana.
- Iako istovremeno možete filtrirati nekoliko stubova, ovi filteri su dodatni, a ne ekskluzivni. Drugim riječima, filtriranje liste kontakata kako bi se svi pokazali u državi Kaliforniji i koji su stariji od 60 godina će vam dati sve koji imaju više od 60 godina u Kaliforniji. Takav filter neće vam pokazati 60-godišnjake ili kalifornije.
- Kompleksni filteri teksta funkcionišu, kao i osnovni podaci koji će omogućiti. Podaci "Messy" će dovesti do filtriranih rezultata koji mogu biti pogrešni ili netačni. Na primer, filtriranje za ljude koji žive u Ilinoisu neće uhvatiti ljude koji žive u "IL" ili koji žive u "Illinois" ili "Illenois".
- Budite oprezni pri sortiranju filtriranih podataka. Sortiranje delimično filtriranih podataka će dovesti do restrukturiranja datoteke podataka - situaciju koja se obično najbolje izbegava. Ako morate sortirati filtrirani skup podataka, kopirajte filtrirane podatke u novi radni list i zatim ih sortirajte.