Excel nema mogućnosti upravljanja podacima relacionih baza podataka, kao što su SQL Server i Microsoft Access. Međutim, ono što može učiniti služi kao jednostavna ili ravna baza podataka koja ispunjava zahteve za upravljanje podacima u mnogim situacijama.
U Excelu, podaci se organizuju u tablice koristeći redove i kolone radnog lista. Novije verzije programa imaju funkciju tablice , što olakšava unos, izmjenu i manipulaciju podataka .
Svaki pojedinačni podaci ili podaci o subjektu - kao što je broj dela ili adresa osobe - čuvaju se u posebnoj ćeliji radnog lista i nazivaju se njime.
Uslovi baze podataka: Tabela, zapisi i polja u Excelu
Baza podataka je zbirka srodnih informacija sačuvanih u jednom ili više kompjuterskih datoteka na organizovan način.
Obično su informacije ili podaci organizovani u tabelama. Jednostavna ili ravna baza podataka, kao što je Excel, sadrži sve informacije o jednom subjektu u jednoj tabeli.
Relacijske baze podataka, sa druge strane, sastoje se od više tabela sa svaku tablicu koja sadrži informacije o različitim, ali povezanim temama.
Informacije u tabeli su organizovane tako da lako mogu biti:
- Ažurirano
- Sortirano
- Ispravljeno
- Filtrirali ili tražili određene informacije
Zapisi
U terminologiji baze podataka, zapis sadrži sve informacije ili podatke o jednom specifičnom objektu koji je unet u bazu podataka.
U Excel-u, zapisi se normalno organizuju u redovima radne liste sa svako ćelijom u redu koji sadrži jednu stavku informacija ili vrijednosti.
Polja
Svaka pojedinačna informacija u zapisu baze podataka - kao što je telefonski broj ili broj ulice - označava se kao polje .
U Excel-u, pojedine ćelije radnog lista služe kao polja, jer svaka ćelija može sadržati samo jedan podatak o objektu.
Imena polja
Važno je da se podaci unesu organizovano u bazu podataka tako da se može sortirati ili filtrirati kako bi pronašli određene informacije.
Da bi se osiguralo da se podaci unose istim redosledom za svaki zapis, zaglavlja se dodaju u svaku kolonu tabele. Ove kolone nazivaju se imena polja.
U Excelu, gornji red tabele sadrži imena polja za tablicu. Ovaj red se obično naziva zaglavlje .
Primjer
Na slici iznad, sve informacije prikupljene za jednog učenika se čuvaju u pojedinačnom redosledu ili zapisu u tabeli. Svaki učenik, bez obzira na to koliko i koliko informacija se prikuplja, ima poseban red u tabeli.
Svaka ćelija u nizu je polje koje sadrži jedan deo tih informacija. Imena polja u redosledu zaglavlja pomažu da se podaci ostanu organizovani držanjem svih podataka o određenoj temi, kao što su ime ili starost, u istoj koloni za sve učenike.
Excelov alati podataka
Microsoft je uključio niz alatki za podatke kako bi se olakšalo rad sa velikim količinama podataka sačuvanih u Excel tablicama i kako bi se održala u dobrom stanju.
Korišćenje obrasca za evidenciju
Jedan od onih alata koji olakšavaju rad sa pojedinačnim zapisima je obrazac podataka. Obrazac se može koristiti za pronalaženje, uređivanje, unos ili brisanje zapisa u tabelama koje sadrže do 32 polja ili kolona.
Podrazumevani obrazac sadrži listu imena polja u redosledu koji su uređeni u tabeli, kako bi se osiguralo da se podaci pravilno unose. Pored svakog polja ime je polje za unos ili uređivanje pojedinačnih polja podataka.
Iako je moguće kreirati prilagođene forme, stvaranje i korišćenje podrazumevanog formulara je mnogo lakše i često je sve što je potrebno.
Uklonite duplikate podataka
Zajednički problem sa svim bazama podataka su greške podataka. Pored jednostavnih pravopisnih grešaka ili nedostajućih polja podataka, duplirani podaci mogu biti veliki problem jer se tabela podataka povećava u veličini.
Još jedan Excel alat za podatke može se koristiti za uklanjanje ovih duplih zapisa - bilo tačnih ili parcijalnih duplikata.
Sortiranje podataka
Sortiranje znači reorganizovati podatke prema određenoj svojini, kao što je sortiranje tabele alfabetskim putem po prezimenu ili hronološki od najstarijih do najmlađih.
Opcije za sortiranje Excel uključuju sortiranje po jednom ili više polja, prilagođenom sortiranju, na primer po datumu ili vremenu i sortiranje po redovima što omogućava redosled polja u tablici.