Formular za unos podataka Excel

Korak po korak upute za unos podataka

Korišćenje Excelovog formulara za unos podataka je brz i jednostavan način unosa podataka u Excel bazu podataka .

Korišćenjem formulara možete:

• započnite novu tablicu baze podataka ili dodajte nove zapise postojećoj
• skrolujte kroz podatke podataka jedan po jedan
• potražite zapise koji sadrže određene informacije
• uređivanje ili brisanje pojedinačnih zapisa po potrebi

O Dodavanje Ikona za unos podataka u alatku za brzi pristup

Obrazac za unos podataka je jedan od Excelovih ugrađenih alata za podatke. Da biste to iskoristili, sve što treba da uradite je da obezbedite zaglavlja kolona koje će se koristiti u vašoj bazi podataka, kliknite na ikonu Forma, a Excel će učiniti sve ostalo.

Međutim, da bi stvari postale izazovnije, pošto je Excel 2007, Microsoft je odlučio da ne uključi ikonu Forma na traku.

Prvi korak za korištenje formulara za unos podataka je dodavanje ikone Forma na traku sa alatkama za brzi pristup tako da ga možemo koristiti.

Ovo je jednokratna operacija. Jednom dodata, ikona Forma ostaje dostupna na traci sa alatkama za brzi pristup.

Pronalaženje dugmeta za unos podataka

Brza pristupna traka sa alatkama se koristi za čuvanje prečica za često korišćene funkcije u programu Excel. Takođe možete dodati prečice Excel funkcijama koje nisu dostupne na traci.

Jedna od ovih karakteristika je formular za unos podataka.

Obrazac podataka je brz i jednostavan način dodavanja podataka u Excel bazu podataka.

Međutim, iz nekog razloga, Microsoft se odlučio da ne dodava formu na jedan od jezičaka trake počevši od Excel 2007.

U nastavku su navedeni koraci koji će vam pokazati kako da dodate ikonu Forma na traku sa alatkama za brzi pristup.

Dodajte obrazac podataka u paletu alatki za brzi pristup

1. Kliknite na strelicu nadole na kraju trake sa Quick Access Tool-om da biste otvorili padajući meni.
2. Izaberite Još komandi sa liste da biste otvorili dijalog okvir za prilagođavanje Quick Access Toolbar-a.
3. Kliknite na strelicu nadole na kraju komande Izaberi iz linije da biste otvorili padajući meni.
4. Izaberite Sve komande sa liste da biste videli sve komande koje su dostupne u programu Excel 2007 u levom oknu.
5. Skrolujte kroz ovu alfabetsku listu da biste pronašli naredbu Form .
6. Kliknite na dugme Add između komandnih panela da biste dodali komandu "Form" na traku sa alatkama za brzi pristup.
7. Kliknite OK .

Taster za formu sada treba dodati na traku sa alatkama za brzi pristup.

Dodavanje imena polja baze podataka

Kao što smo ranije pomenuli, sve što treba da uradimo da koristimo obrazac za unos podataka u Excelu jeste da obezbedimo zaglavlja kolona ili imena polja koja će se koristiti u našoj bazi podataka.

Najlakši način da dodate imena polja u obrazac je da ih unesete u ćelije u vašem radnom listu. U obliku možete uključiti do 32 imena polja.

Unesite sljedeće naslove u ćelije A1 do E1:

StudentID
Prezime
Inicijalno
Starost
Program

Otvaranje formulara za unos podataka

Otvaranje formulara za unos podataka

1. Kliknite na ćeliju A2 da biste postali aktivna ćelija .
2. Kliknite na ikonu obrasca koji je dodan u traku sa alatkama za brzi pristup na stranici 2.
3. Klikom na ikonu obrasca prikazaće se polje za poruke iz Excel-a koji sadrži niz opcija vezanih za dodavanje naslova u obrascu.
4. Pošto smo već uneli imena polja koje želimo koristiti kao naslove, sve što treba da uradimo je da kliknete na OK u polju za poruke.
5. Oblik koji sadrži sva imena polja treba da se pojavi na ekranu.

Dodavanje zapisa podataka sa obrascem

Dodavanje zapisa podataka sa obrascem

Kada su zaglavlja podataka dodata u obrazac dodaje zapise u bazu podataka, jednostavno je pitanje ukucavanja podataka u ispravnom redosledu u polja obrazaca.

Primeri zapisa

Dodajte sljedeće zapise u bazu podataka tako što ćete uneti podatke u polja polja pored tačnih naslova. Kliknite na dugme Novo nakon unosa prvog zapisa da biste obrisali polja za drugi zapis.

1. StudentID : SA267-567
   Prezime : Jones
   Initial : B.
   Starost : 21
   Program : Jezici
   
   StudentID : SA267-211
   Prezime : Williams
   Initial : J.
   Starost : 19
   Program : Nauka

Savet: Kada unosite podatke koji su veoma slični, kao što su brojevi učenika (samo brojevi nakon što su crtice drugačije), koristite kopiranje i lepljenje kako biste ubrzali i pojednostavili unos podataka.

Da biste dodali preostale zapise u tutorijalnu bazu podataka, koristite obrazac za unos ostatka podataka pronađenih na slici iznad u ćelije A4 do E11.

Dodavanje zapisa podataka sa obrascem (con't)

Da biste dodali preostale zapise u tutorijalnu bazu podataka, koristite obrazac da biste uneli ostatak podataka koji se nalaze na slici ovdje u ćelije A4 do E11.

Korišćenje alatki za podatke formi

Veliki problem kod baze podataka je očuvanje integriteta podataka dok se datoteka povećava u veličini. To zahteva:

• popravljanje grešaka u podacima ili ažuriranje pojedinačnih zapisa.
• brisanje zastarjelih ili dupliranih zapisa.

Obrazac za unos podataka sadrži nekoliko alata duž desne strane što olakšava pronalaženje i ispravku ili brisanje zapisa iz baze podataka.

Ovi alati su:

• Find Prev i Find Next dugmad - ovo vam omogućava da se pomerate napred i nazad kroz bazu podataka jedan zapis u isto vrijeme.
• Dugme Obriši - ovo se koristi za brisanje zapisa iz baze podataka.
• Dugme Vraćanje - ovo dugme se može koristiti za poništavanje promjena u zapisu koji se uređuje. Povremeno napravimo pogrešne promjene u zapisu ili čak i urediti pogrešan zapis. Ako je tako, taster za vraćanje se može koristiti za poništavanje tih promjena.
• Napomena: dugme Restore funkcioniše samo dok je zapis u formi. Čim pristupite drugom zapisu ili zatvorite obrazac, taster za vraćanje postaje neaktivan.
• Dugme Kriterije vam omogućava da pretražujete bazu podataka za evidencije zasnovane na određenim kriterijumima, kao što su ime, godina ili program. Primjer korištenja dugmeta Kriterijuma uključen je u sljedeći korak tutoriala.

Pretraživanje zapisa pomoću jednog imena polja

Dugme Kriterije vam omogućava da pretražujete bazu podataka za zapise pomoću jednog ili više imena polja, kao što su ime, godina ili program.

Pretraživanje zapisa pomoću jednog imena polja

1. Kliknite na dugme Kriterijumi u obliku.
2. Klikom na dugme Kriterije obrišite sva polja formulara, ali ne uklanjaju nikakve podatke iz baze podataka.
3. Kliknite na polje Program i unesite Arts kako želimo da pretražimo sve studente upisane u program Arts na koledžu.
4. Kliknite na dugme Find Next . Zapisnik za H. Thompsona treba da se pojavi u obliku dok je upisana u program Arts.
5. Kliknite na dugme Find Next drugi i treći put i zapisi za J. Graham i W. Henderson bi trebalo da se pojavljuju jedan za drugim, jer su takođe upisani u program Arts.

Sledeći korak ovog tutoriala uključuje primjer pretraživanja zapisa koji odgovaraju više kriterijuma.

Pretraživanje zapisa pomoću više imena polja

U ovom primeru ćemo tražiti sve učenike koji su 18 godina i upisani u program Arts na koledžu. Samo oni zapisi koji odgovaraju istom kriterijumu trebaju biti prikazani u formi.

1. Kliknite na dugme Kriterijumi u obliku.
2. Kliknite polje starosti i tip 18.
3. Kliknite u polje Program i unesite Arts.
4. Kliknite na dugme Find Next . Zapisnik za H. Thompsona trebalo bi da se pojavi u obliku od 18 godina i upisana u program Arts.
5. Kliknite na dugme Find Next i pojaviće se zapis za J. Grahama, jer je i on star 18 godina i upisan u program Arts.
6. Kliknite na dugme Find Next za treći put i zapis za J. Graham bi trebao i dalje biti vidljiv, jer ne postoje drugi zapisi koji odgovaraju istom kriterijumu.

Zapis o W. Henderson ne bi trebao biti prikazan u ovom primjeru, jer, iako je upisan u program Arts, on nije star 18 godina, tako da ne odgovara oba kriterijuma pretrage.