Ova serija saveta pokriva različite metode sortiranja podataka u Excelu. Specifične informacije mogu se naći na sledećim stranicama:
- Brzo sortiranje po jednoj koloni koristeći Sort & Filter ili Hot Keys
- Sortiraj na više kolona
- Sortiraj po datumima ili vremenima
- Sortiraj po danima nedelje, mesecima ili drugim prilagođenim listama
- Sortiraj po redosledu - preuređivanje kolona
Izbor podataka za sortiranje
Pre nego što se podaci sortiraju, Excel mora znati tačan raspon koji treba sortirati, a obično je Excel prilično dobar u odabiru područja srodnih podataka - sve dok je uneto,
- prazni redovi ili kolone nisu ostali u području povezanih podataka;
- i ostavljeni su prazni redovi i kolone između područja povezanih podataka.
Excel će čak i precizno odrediti, ako oblast podataka ima imena polja i isključuje ovaj red iz zapisa koji će biti sortirani.
Međutim, dozvoljavajući Excelu da odabere opseg koji treba sortirati može biti rizičan - posebno sa velikom količinom podataka koji je teško provjeriti.
Da biste osigurali da su izabrani ispravni podaci, označite opseg pre početka sortiranja.
Ako se isti opseg redovno sortira, najbolji pristup je da mu dati ime .
01 od 05
Sortiraj taster i redosled sortiranja
Sortiranje zahteva upotrebu srodnog ključa i redosleda sortiranja.
Ključ za sortiranje su podaci u koloni ili kolone koje želite sortirati. Identifikuje se po naslovu kolone ili nazivu polja. Na slici iznad, mogući tipovi za sortiranje su Student ID, Ime , Starost , Program i Početni mjesec
U brzoj sorti, klikom na jednu ćeliju u koloni koja sadrži taster za sortiranje dovoljna je da kaže Excelu koji je ključ za sortiranje.
Za tekstualne ili numeričke vrednosti , dve opcije za redosled sorte rastu i padaju .
Kada koristite tipku Sort & Filter na kartici Home na traci, opcije za sortiranje sortiranja u padajućoj listi se menjaju u zavisnosti od vrste podataka u izabranom opsegu.
Brzo sortiranje koristeći Sort & Filter
U Excelu, brzo sortiranje se može izvršiti pomoću dugmeta Sort & Filter na kartici Home na traci .
Koraci za brzo sortiranje su:
- Kliknite na ćeliju u koloni koja sadrži taster za sortiranje
- Ako je potrebno, kliknite na karticu Home na traci
- Kliknite na dugme Sort & Filter da biste otvorili padajući meni opcija sortiranja
- Kliknite na jednu od dve opcije da biste sortirali u rastućem ili padajućem redosledu
- Proverite da li su podaci ispravno sortirani
Uporedite podatke pomoću dugmadi na tastaturi
Ne postoji kombinacija tastera prečice tastature za sortiranje podataka u programu Excel.
Ono što je na raspolaganju su vruće ključeve, koje vam omogućavaju da koristite tastere umesto pokazivač miša da biste odabrali iste opcije navedene gore na kartici Home na traci.
- Korišćenje tastature za pristup opcijama trake uvek počinje pomoću Alt tastera.
Da biste sortirali u rastućem porudžbinu pomoću vrućih ključeva
- Kliknite na ćeliju u koloni za sortiranje
- Pritisnite tastere na tastaturi:
- Alt HSS
- Tabela podataka treba sortirati A do Z / najmanja i najveća po izabranoj koloni
Vrući ključevi se pretvaraju u:
"Alt" taster> "Početna" kartica> "Uređivanje" grupa> "Sortiraj i filtriraj" meni> "Sortiraj najmanju i najveću" opciju.
Da biste sortirali unosom poretka korišćenjem vrućih ključeva
Koraci za sortiranje u padajućem redosledu korišćenjem vrućih ključeva su isti kao oni navedeni za sortu uzlazno, osim što kombinacija kombinacije tastera:
Alt HSO Vrući ključevi se pretvaraju u:
"Alt" taster> "Početna" kartica> "Uređivanje" grupa> "Sortiraj i filtriraj" meni> "Najveća i najmanja" opcija.
02 od 05
Sortiraj na više kolona podataka u Excelu
Pored obavljanja brze sorte zasnovane na jednoj koloni podataka, Excelova prilagođena funkcija za sortiranje vam omogućava da sortirate na više stupaca definisanjem više ključeva za sortiranje.
U višenamenskim vrstama, tasteri za sortiranje se identifikuju biranjem naslova kolona u dijalogu Sort.
Kao kod brze sorte, tasteri za sortiranje se definišu identificiranjem zaglavlja kolona ili imena polja , u tablici koja sadrži taster za sortiranje.
Sortiraj na više kolona Primer
U prethodnom primeru sledi sledeći koraci za sortiranje podataka u opsegu H2 do L12 na dve kolone podataka - prvo po imenu, a zatim prema starosti.
- Označite opseg ćelija koje želite sortirati
- Kliknite na karticu Home na traci .
- Kliknite na ikonu Sort & Filter na traci da biste otvorili padajuću listu.
- Kliknite na Custom Sort u padajućoj listi da biste prikazali okvir za dijalog Sort
- Pod naslovom Kolona koja se nalazi u dijalogu, izaberite Name sa padajuće liste da biste prvo sortirali podatke pomoću stupca Ime
- Opcija Sort On je ostavljena na vrednosti - jer se vrsta zasniva na stvarnim podacima u tabeli
- Pod naslovom Sort Order , iz padajuće liste izaberite Z na A da biste sortirali podatke Ime u opadajućem redosledu
- Na vrhu dijaloga kliknite na dugme Dodaj nivo da biste dodali drugu opciju sortiranja
- Za drugi ključ za sortiranje, ispod stavke Kolumna , izaberite stav Age iz padajuće liste da biste sortirali zapise sa dupliciranim imenima pomoću stupca Starost
- Pod naslovom Sort Order , iz padajuće liste odaberite Najveći do najmanji da biste sortirali podatke o starosti u opadajućem redosledu
- U dijalogu kliknite OK (U redu) da biste zatvorili dijalog i sortirali podatke
Kao rezultat definisanja drugog ključa za sortiranje, u gore navedenom primeru, dva zapisa sa identičnim vrijednostima za polje Naziv su dalje sortirana u padajućem redosledu pomoću polja Starost , što je rezultiralo rekordom za učenika A. Wilson, koji je imao 21 godinu prije rekord za drugu A. Wilson na 19 godina.
Prvi red: zaglavlja kolone ili podaci?
Opseg podataka odabranih za sortiranje u gore navedenom primeru uključivao je naslove kolona iznad prvog reda podataka.
Excel je otkrio ove redove sadržane podatke koji su se razlikovali od podataka u narednim redovima, tako da je pretpostavio da je prvi red kao naslov zaglavlja kolona i prilagodio dostupne opcije u dijalogu Sorta da ih uključi.
Jedan od kriterijuma koje Excel koristi da odredi da li prvi red sadrži zaglavlja stupaca je formatiranje. U gore navedenom primeru, tekst u prvom redu je različit font i to je druga boja od podataka u ostatku redova. Takođe je odvojen od redova ispod sa gustom granicom.
Excel koristi takvu razliku u odlučivanju o tome da li je prvi red red naslova, a prilično je dobro u tome da je ispravno - ali to nije nepogrešivo. Ukoliko napravi grešku, okvir za dijalog Sort sadrži okvir za potvrdu - Moji podaci imaju zaglavlja - koji se mogu koristiti za prevazilaženje ovog automatskog izbora.
Ako prvi red ne sadrži naslove, Excel koristi slovo kolone - kao što je kolona D ili kolona E - kao opcije u opciji Column u dijalogu Sort .
03 od 05
Sortiraj podatke po datumu ili vremenu u Excelu
Pored sortiranja tekstualnih podataka alfabetično ili brojeva od najvećih do najmanjih, Excelove opcije sortiranja uključuju sortiranje datumskih vrednosti.
Nalozi dostupni za datume su:
- Rastući poredak - najstariji do najnoviji
- Postupak opadanja - najnoviji do najstariji
Brzo sortiranje i sortiranje dijaloga
S obzirom da su datumi i vremena samo formatirani podaci o broju, za sorte na jednoj koloni - kao što je datum zadužen u primjeru na slici iznad - metod brzog sortiranja može se koristiti uspešno.
Za vrste koje uključuju više stupaca datuma ili vremena, potrebno je koristiti dijaloški okvir Sort - isto kao i kada se sortiraju na više kolona sa brojevima ili tekstualnim podacima.
Sortiraj po datumu primera
Da biste izvršili brzo sortiranje po datumu u rastućem redosledu - najstarije do najnovije - za primjer na slici iznad, koraci bi bili:
- Označite opseg ćelija koje želite sortirati
- Kliknite na karticu Home na traci
- Kliknite na ikonu Sort & Filter na traci za otvaranje padajuće liste
- Kliknite na Sortiraj najstarija i najnovija opcija na listi da biste sortirali podatke u rastućem redosledu
- Zapise treba sortirati sa najstarijim datumima u stupcu Zaduženo na vrhu tabele
Datumi i vreme sačuvane kao tekst
Ako se rezultati sortiranja po datumu ne ispadaju kao što se očekivalo, podaci u koloni sa tasterom sortiranja mogu sadržati datume ili vremena koji se čuvaju kao tekstualni podaci, a ne kao brojevi (datumi i vremena su samo formatirani podaci o broju).
Na slici iznad, rekord za A. Petersona je završio na dnu liste, kada bi, na osnovu datuma zaduživanja - 5. novembra 2014. godine, rekord trebao biti stavljen iznad zapisa za A. Wilsona, koji također ima datum zaduživanja od 5. novembra.
Razlog za neočekivane rezultate je taj što je datum zaduživanja A. Petersona sačuvan kao tekst, a ne kao broj
Mešoviti podaci i brze sorte
Kada koristite metod brze sorte ako se zapisi sa tekstom i brojevima pomešaju zajedno, Excel sortira podatke o broju i tekstu zasebno - postavljanje zapisa sa tekstualnim podacima na dnu sortirane liste.
Excel takođe može uključiti zaglavlja kolona u rezultatima sortiranja - tumačući ih kao još jedan red tekstualnih podataka, a ne kao imena polja za tablicu podataka.
Upozorenja za sortiranje - Sortiraj dijalog box
Kao što je prikazano na slici iznad, ako se koristi dijalog Sort , čak i za sorte u jednoj koloni, Excel prikazuje poruku upozoravajući vas da je naišla na podatke koji su sačuvani kao tekst i daje vam izbor da:
- Sortiraj sve što izgleda kao broj kao broj
- Sortirajte brojeve i brojeve koji se pohranjuju kao tekst posebno
Ako odaberete prvu opciju, Excel će pokušati staviti tekstualne podatke na tačnu lokaciju rezultata sortiranja.
Izaberite drugu opciju i Excel će postaviti zapise sa tekstualnim podacima na dnu rezultata sortiranja - baš kao što to radi brzo.
04 od 05
Sortiranje podataka po danima sedmice ili po mjesecima u Excelu
Sortirajte po danima sedmice ili po mjesecima u godini koristeći istu ugrađenu prilagođenu listu koju Excel koristi za dodavanje dana ili mjeseci na radni list koristeći ručicu za punjenje .
Ova lista omogućava sortiranje po danima ili mesecima hronološki, a ne po abecednom redu.
U prethodnom primeru, podaci su sortirani do mjeseca da su studenti započeli svoj on-line program studija.
Kao i kod drugih opcija sortiranja, sortiranje vrijednosti po prilagođenom spisku može se prikazati na rastućem nivou (nedjelje do subote / januara do decembra) ili padajuće red (subota do nedjelja / decembar do januara).
Na gorenavedenom prikazu slijedi su sljedeći koraci kako bi se uzorak podataka u rasponu H2 do L12 razvrstao po mjesecima u godini:
- Označite opseg ćelija koje želite sortirati
- Kliknite na karticu Home na traci .
- Kliknite na ikonu Sort & Filter na traci da biste otvorili padajuću listu.
- Kliknite na Custom Sort u padajućoj listi da biste prikazali okvir za dijalog Sort
- Pod naslovom Kolona koja se nalazi u dijalogu, odaberite Mesec Početkom sa padajuće liste da biste sortirali podatke prema mesecima u godini
- Opcija Sort On je ostavljena na vrednosti - jer se vrsta zasniva na stvarnim podacima u tabeli
- Pod naslovom Sort Order , kliknite na strelicu nadole pored podrazumevane A do Z opcije da biste otvorili padajući meni
- U meniju izaberite Custom List da biste otvorili dijaloški okvir za prilagođene liste
- U levom prozoru dijalog box-a, kliknite jednom na listi: Januar, Februar, Mart, April ... da biste je izabrali
Kliknite OK da biste potvrdili izbor i vratili se u okvir za dijalog Sortiraj
Izabrana lista - januar, februar, mart, april - biće prikazana pod naslovom Red
Kliknite OK da biste zatvorili dijalog i sortirali podatke po mesecima u godini
Napomena : po pravilu, prilagođene liste se prikazuju samo u rastućem redosledu u dijalogu Custom Lists . Da sortirate podatke u padajućem redosledu korišćenjem prilagođene liste nakon što ste odabrali željenu listu tako da se prikazuje pod naslovom Red u dijalogu Sort :
- Kliknite na strelicu nadole pored prikazane liste - kao što su januar, februar, mart, april ... da biste otvorili padajući meni
- U meniju izaberite opciju prilagođene liste koja se prikazuje u opadajućem redosledu - kao što su decembar, novembar, oktobar, septembar ...
Kliknite OK da biste zatvorili dijalog i sortirali podatke u opadajućem redosledu pomoću prilagođene liste
05 od 05
Sortiraj po redosledu da biste ponovili kolone u Excelu
Kao što je prikazano sa prethodnim opcijama sortiranja, podaci se obično sortiraju pomoću naslova kolona ili imena polja, a rezultat je preuređivanje čitavih redova ili podataka o podacima.
Manje poznata i, dakle, manje iskorišćena opcija sortiranja u programu Excel je sortiranje po redovima, što ima efekat preuređivanja redosleda kolona lijevo na desno na radnom listu
Jedan od razloga za sortiranje po redovima jeste upoređivanje redosleda kolona između različitih tabela podataka. Sa kolonom u istom lijevom desnom redu, lakše je upoređivanje zapisa ili kopiranje i premještanje podataka između tabela.
Prilagođavanje redosleda kolone
Vrlo retko, međutim, dobija kolone u ispravnom redosledu jednostavan zadatak zbog ograničenja opcija rastućeg i opadajućeg sortiranja za vrijednosti.
Obično je neophodno koristiti prilagođeno redosled sortiranja, a Excel uključuje opcije za sortiranje po ćelijama ili boje fonta ili ikonama sa uslovnim oblikovanjem .
Ove opcije, kako je navedeno na dnu ove stranice, i dalje su radno intenzivne i nisu tako jednostavne za korištenje.
Verovatno najlakši način da se Excelu pokaže redosled kolona je dodavanje reda iznad ili ispod tabele sa podacima koji sadrže brojeve 1, 2, 3, 4 ... koji ukazuju na red kolona lijevo na desno.
Sortiranje po redovima postaje jednostavno pitanje sortiranja kolona najmanjih i najvećih po redovima koji sadrže brojeve.
Kada se sortiranje završi, dodati red brojeva se lako može izbrisati .
Sortiraj po redovima Primer
U uzorku podataka koji se koristi za ovu seriju na opcijama sortiranja Excel, stupac Student ID je uvek bio prvi na levoj strani, a zatim je sledio Ime, a zatim obično Age .
U ovom slučaju, kao što je prikazano na slici iznad, stupci su preuređeni tako da je stupanj Programa prvo na levoj strani, a zatim je počelo Mesec , Ime, itd.
Sledeći koraci su korišćeni za promenu redosleda kolone prema onom koji se vidi na slici iznad:
- Ubacite prazan red iznad reda koji sadrži imena polja
- U ovom novom redosledu unesite sledeće brojeve odozdo-desno od početka
kolona H: 5, 3, 4, 1, 2 - Označite opseg od H2 do L13
- Kliknite na karticu Home na traci .
- Kliknite na ikonu Sort & Filter na traci da biste otvorili padajuću listu.
- Kliknite na Custom Sort u padajućoj listi da biste prikazali okvir za dijalog Sort
- Na vrhu dijaloga kliknite na opcije da otvorite okvir za dijalog Sorti
- U odeljku Orijentacija ovog drugog dijaloga kliknite na stavku Složi odozdo na desno da sortirate redosled kolona lijevo na desno na radnom listu
- Kliknite OK da zatvorite ovaj dijalog
- Promenom Orijentacije naslov kolone u dijalogu Sorte se menja u red
- Pod naslovom Red , odaberite da sortirate po redu 2 - red koji sadrži prilagođene brojeve
- Opcija Sort On je ostavljena na vrednosti
- Pod naslovom Sort Order , iz padajuće liste odaberite Najmanji do najveći da biste sortirali brojeve u redu 2 u rastućem redosledu
- Kliknite na dugme U redu da biste zatvorili dijalog i sortirali kolone lijevo na desno brojevima u redu 2
- Redosled kolona bi trebalo da započne sa Programom, a zatim sledi Mesec Početkom , Ime i sl.
Korišćenje Excel-ovih opcija prilagođavanja za redosled kolone
Kao što je već pomenuto, dok su prilagođene vrste dostupne u dijalogu Sort u Excel-u, ove opcije nisu jednostavne za korištenje kada se radi o redosledu kolona na radnom listu.
Opcije za kreiranje prilagođenog redosleda dostupnog u dijalogu Sorte su da sortirate podatke pomoću:
I, ukoliko svaka kolona već nije primenila jedinstveno oblikovanje - kao što su različite boje fontova ili ćelija, to oblikovanje treba dodati pojedinačnim ćelijama u istom redu za svaku kolonu koja će biti preuređena.
Na primer, da biste koristili boju fonta da biste redomjerali stupce na slici iznad
- Kliknite na svako ime polja i promenite boju fonta za svaku - na primer, crvenu, zelenu, plavu itd.
- U dijalogu Sortiraj, podesite opciju Sort on na Color Font
- Pod porudžbinom ručno podesite redove boja boja imena u skladu sa željenim redosledom stupca
- Nakon sortiranja, poništite boju fonta za svako ime polja