Dos i Dont je unos podataka u Excel

01 od 08

Pregled Excel unosa podataka

Ovaj tutorijal pokriva neke od osnovnih DO i DON'T-ova unošenja podataka u programe s tablicama kao što su Excel, Google tabele i Open Office Calc.

Unošenje podataka ispravno prvi put može kasnije izbjeći probleme i olakšati korištenje više Excelovih alata i funkcija kao što su formule i grafikoni.

DO i DON'T su:

1. Planirajte svoju tablicu
2. Nemojte ostavljati prazne redove ili stupce kada unosite povezane podatke
3. Čuvajte često i čuvajte na dva mesta
4. Nemojte koristiti brojeve kao zaglavlja kolone i ne uključujte jedinice sa podacima
5. Koristite reference ćelija i naznačene opsege u formulama
6. Ne ostavljajte ćelije koje sadrže formule otključane
7. Da sortirate svoje podatke

Planirajte tabličnu tabelu

Kada je u pitanju unos podataka u Excel, dobra je ideja da napravite malo planiranja prije nego počnete da unosite.

Znajući za šta će se radni list koristiti, podaci koje će sadržati i šta će se raditi s tim podacima može znatno uticati na konačan izgled radnog lista.

Planiranje prije kucanja može uštedjeti vreme kasnije ako se troslojna reorganizacija mora učiniti efikasnijom i lakšom za rad.

Tačke koje treba razmotriti

• Koja je svrha tabele?
• Koliko podataka će imati pregledna tablica?
• Da li su grafikoni potrebni?
• Da li će se preglednica štampati?

Koja je svrha tabele?

• Svrha tabele će pomoći da se utvrdi lokacija podataka, jer najvažnije informacije moraju biti vidljive i lako dostupne.
• Koji su obračuni potrebni? Proračuni utiču na to koje su formule i funkcije potrebne i gde će se oni nalaziti.

Koliko će podataka držati tablice?

Količina podataka koje će tablica u početku držati i koliko će biti dodata kasnije će uticati na broj upotrebljenih radnih lista.

• Nemojte previše širiti svoje podatke, jer može učiniti određene informacije teško naći, a proračuni koji obuhvataju više listova ili radne sveske mogu početi da utiču na performanse kompanije Excel.
• Za velike radne liste, ponekad je korisno prikazati važne zbirne kolone iznad naslova stupaca, umjesto navođenja korisnika da se pomiču do dna radnog lista da bi videli informacije.

Da li su grafikoni potrebni?

Ako se svi ili neki dijelovi podataka prikazuju na grafikonu ili grafikonima, to može uticati na raspored informacija,

• U zavisnosti od tipa grafikona, podaci će možda morati biti grupisani drugačije - kao što je zapošljavanje sažetog područja za kružne grafikone.
• Za velike tabele, grafikoni se mogu pomerati na odvojene stranice kako bi se olakšalo gomilu

Da li se tabelarna tablica štampa?

Moguće je uticati na način na koji se podaci mogu urediti ukoliko se odštampaju svi ili neki od podataka, u zavisnosti od toga da li je odabran portret ili izgled pejzaža i potreban je broj listova.

• Ako se koristi portret na regularnom papiru veličine slova (8 1/2 X 11), razmislite o tome da stavite većinu podataka u redove ispod nekoliko stupaca, tako da su svi zaglavi vidljivi na jednom listu.
• Ako su vam potrebne više listova, razmislite o naslovima stupaca kolumne na vrhu svake stranice kako biste lakše čitali podatke.
• Ako je potrebno štampati mnoge kolone podataka, izgled pejzaža može zadržati sve naslove na jednoj stranici. Ponovo, ako je potrebno više listova, odštampajte naslove stupaca na vrhu svake stranice.
• Ako se grafikoni štampaju, pomeranje na poseban list može pojednostaviti zadatak.

02 od 08

Ne ostavljajte prazne redove ili stupce u povezanim podacima

Ostavljanje praznih redova ili stupaca u tablicama podataka ili srodnim opsegom podataka može vam otežati pravilno korištenje više Excelovih osobina kao što su grafikoni, okretne tablice i određene funkcije.

Čak i prazne ćelije u nizu ili koloni sa podacima mogu izazvati probleme kao što je prikazano na slici iznad.

Odsustvo praznih prostora takođe će olakšati Excelu da otkrije i odabere sve povezane podatke u opsegu ako se koriste funkcije poput sortiranja , filtriranja ili AutoSum- a.

Umesto da ostavite prazne redove ili stupce, koristite granice ili formatirajte zaglavlja i etikete pomoću masnih ili podvučenih znakova kako biste razbili podatke i olakšali čitanje.

Unesite svoju kolonu podataka, kad god je to moguće.

• Kada postavite svoju tablicu, stavite opisni naslov na vrhu prvog stupca tabele sa podacima ispod.
• Ako postoji više od jedne serije podataka, navedite ih jedan za drugim u kolone (lijevo na desno) sa naslovom za svaku seriju podataka na vrhu.

Držite nepovezane podatke odvojene

Iako je držanje povezanih podataka zajedno važno, u isto vrijeme može biti korisno zadržati nepovezane opsege podataka odvojene.

Ostavljanje praznih kolona ili redova između različitih opsega podataka ili drugih podataka na radnom listu će opet olakšati Excelu da pravilno otkrije i izabere odgovarajuće opsege ili tabele podataka.

03 od 08

Čuvajte često

Važnost čuvanja vašeg rada često ne može biti precenjena - ili je isuviše često navedena.

Naravno, ako koristite tabelu zasnovanu na webu - kao što su Google Spreadsheets ili Excel Online - onda štednja nije problem, pošto nijedan program nema opciju sačuvajanja, već umjesto toga radi sa funkcijom automatskog uštede.

Za programe zasnovane na kompjuteru, ipak, nakon dve ili tri promjena - bilo da je dodavanje podataka, izmjena formata ili unos formule - sačuvaj radni list.

Ako to izgleda previše, uštedite najmanje svaka dva ili tri minuta.

Iako se stabilnost računara i računarskog softvera drastično poboljšala tokom proteklih nekoliko godina, softver se i dalje sruši, napadi u radu se još uvek dešavaju, a drugi ljudi ponekad posećuju preko kabla za napajanje i izvlače ga iz utičnice.

A kada se to desi, gubitak bilo koje količine podataka - velikih ili malih - samo povećava opterećenje dok pokušavate da rekonstruišete ono što ste već uradili.

Excel ima funkciju automatske štednje , koja obično radi veoma dobro, ali se ne bi trebala pouzdati. Uzmi naviku da obezbedite sopstvene podatke čestim spašenjima.

Prečica za čuvanje

Čuvanje ne mora biti težak zadatak pomeranja miša na traku i klikom na ikone, navesti uštedu pomoću tastature prečice kombinacije:

Ctrl + S

Uštedite na dva mesta

Još jedan aspekt spašavanja koji ne može biti precijenjen je važnost čuvanja podataka na dvije različite lokacije.

Druga lokacija je, naravno, rezervna kopija, i rečeno je mnogo puta: "Backup-ovi su kao osiguranje: imate ih i verovatno neće trebati, nemate i verovatno ćete".

Najbolja rezervna kopija je ona koja se nalazi na drugoj fizičkoj lokaciji od originala. Na kraju krajeva, u čemu je poenta da imate dve kopije datoteke ako oni

• na istom tvrdom disku koji ne uspije?
• na istom računaru, koji se ukrade?
• u istoj zgradi koja gori na zemlju?

Web Backupi

Opet, pravljenje rezervne kopije ne mora biti problematičan ili dugotrajan zadatak.

Ako sigurnosna zaštita nije problem - radni list je lista vaših DVD-a - poslati e-poštu kopiju pomoću web mail-a tako da kopija ostaje na serveru verovatno je dovoljna.

Ako je sigurnost problem, web skladište je i dalje opcija - iako kompanija koja se specijalizuje za tu vrstu stvari i naplaćuje naknadu za to.

U slučaju on-line tabelarnih podataka, verovatno vlasnici programa rezervišu svoje servere - i to uključuje sve korisničke podatke. Ali, da biste bili sigurni, preuzmite kopiju datoteke na svoj računar.

04 od 08

Nemojte koristiti brojeve kao zaglavlja kolone i ne uključujte jedinice sa podacima

Koristite naslove na vrhu kolona i na početku redova kako biste identifikovali svoje podatke, jer one vrše operacije poput sortiranja mnogo lakše, ali ne koristite brojeve kao što su - 2012, 2013, i tako dalje - da to uradite.

Kao što je prikazano na slici iznad, zaglavlja stupca i redova koji su samo brojevi mogu se slučajno uključiti u obračune. Ako vaše formule sadrže funkcije kao što su:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

koji automatski biraju opseg podataka za argument funkcije.

Tipično, takve funkcije najpre traže stolove sa brojevima iznad gde se nalaze, a zatim sa leve strane za niz brojeva, a svi zaglavlja koji su samo brojevi će biti uključeni u izabrani opseg.

Brojevi koji se koriste kao zaglavlja redova takođe mogu biti pogrešni kao još jedna serija podataka ako su izabrana kao dio opsega za grafikon, a ne kao oznake osi.

Formatirajte brojeve u ćelijama naslova kao tekst ili kreirajte tekstualne oznake koje prethodi svakom broju sa apostrofom (') - kao što su' 2012 i '2013. Apostrop se ne prikazuje u ćeliji, ali menja broj u tekstualne podatke.

Držite jedinice u naslovima

Ne: unesite valutu, temperaturu, udaljenost ili druge jedinice u svaku ćeliju sa podacima o broju.

Ako to uradite, postoji velika šansa da će Excel ili Google Spreadsheets prikazati sve svoje podatke kao tekst.

Umesto toga, stavite jedinice u naslove na vrhu kolone, koja će se, kako se dešava, osigurati da su ti zaglavi bar tekst i da neće stvoriti problem koji je gore opisan.

Tekst levo, Brojevi desno

Brzi način da kažete da li imate podatke o tekstu ili broju da biste proverili poravnanje podataka u ćeliji. Podrazumevano, tekstualni podaci su poravnati sa leve strane u Excelu i Google Spreadsheets, a podaci o broju su poravnati sa desne strane u ćeliji.

Iako se ovo podrazumevano poravnanje lako može promijeniti, formatiranje se obično ne primenjuje sve dok se ne unesu svi podaci i formule, tako da poravnanje po defaultu može vam dati znanje ranije na tome što je nešto ometano na radnom listu.

Procenat i valutni simboli

Najbolja praksa za unos svih podataka u radni list je da unesete samo običan broj, a zatim formirate ćeliju da biste pravilno prikazali broj - a to uključuje procente i iznose valute.

Međutim, Excel i Google Spreadsheets prihvataju procenat simbola koji su uneti u ćeliju zajedno sa brojem i oboje takođe prepoznaju simbole zajedničke valute, kao što su znak za dolar ($) ili simbol britanske funte (£) ako se unose u ćelija zajedno sa podacima o brojevima, ali drugi valutni simboli, kao što je Južnoafrički Rand (R), verovatno će se tumačiti kao tekst.

Kako biste izbjegli potencijalne probleme, pratite gore navedenu najbolju praksu i unesite iznos, a zatim formatirajte ćeliju za valutu prije nego unosite valutni simbol.

05 od 08

Koristite reference ćelija i naznačene opsege u formulama

I referentne ćelije i naznačeni opsegovi mogu biti i trebali biti korišćeni u formulama kako bi se brze i lakše držale formule i produženo, čitav radni list, bez grešaka i aktuelnih.

• Referentne ćelije su kombinacija slova kolona i redova ćelije - kao što su A1, B23 i W987 - i koriste se za identifikaciju lokacije podataka na radnom listu.
• Imenovani opseg ili definisano ime slično je referenci ćelije jer se koristi za identifikaciju ćelije ili opsega ćelija na radnom listu.

Upućivanje podataka u formule

Formule se koriste u Excelu za izvođenje proračuna - kao što je dodavanje ili oduzimanje.

Ako su stvarni brojevi uključeni u formule - kao što su:

= 5 + 3

Svaki put kada se podaci mijenjaju - recite na 7 i 6, formulu treba urediti i promjeniti brojeve tako da formula postane:

= 7 + 6

Ako se umesto toga podaci unose u ćelije na radnom listu, reference ćelija - ili imena dometa mogu se koristiti u formuli, a ne brojevima.

Ako je broj 5 u ćeliju A 1 i 3 unet u ćeliju A2, formula postaje:

= A1 + A2

Da biste ažurirali podatke, promijenite sadržaj ćelija A1 i A2, ali formula ostane ista - Excel automatski ažurira rezultate formule.

Uštede u vremenu i naporu se povećavaju ako radni list sadrži složenije formule i ako se više formulara upućuje na iste podatke, s obzirom na to da se podaci mijenjaju samo na jednoj lokaciji, a sve formule koje se odnose na njega će biti ažurirane.

Korišćenje referentnih ćelija ili nazvanih opsega takođe čini sigurniji vaš radni list, pošto vam omogućava da zaštitite formule od slučajnih promjena dok ostavljate data ćelije koje se mijenjaju dostupnim.

Pokazujući podatke

Druga funkcija Excel-a i Google Spreadsheets-a je da vam omogućavaju da unesete reference ćelija ili imena dometa u formule koristeći pokazivanje - što podrazumeva klikom na ćeliju da unesete referencu u formulu.

Pokazivanje smanjuje mogućnost grešaka uzrokovanih ukucavanjem pogrešne reference ćelije ili pogrešnom naznakom imena opsega.

Koristite nazive za odabir podataka

Davanjem područja srodnih podataka ime može znatno olakšati odabir podataka pri izvršavanju sorti ili operacija filtriranja.

Ako se veličina područja podataka promeni, opseg imena lako se može uređivati ​​pomoću Name Managera .

06 od 08

Ne ostavljajte ćelije koje sadrže formule nezaštićene

Nakon što su toliko vremena provodili ispravno i koristili ispravne reference ćelija, mnogi ljudi čine grešku ostavljajući te formule podložne slučajnim ili namernim promjenama.

Postavljanjem podataka u ćelije na radnom listu, a zatim upućivanjem tih podataka u formule, omogućuje se ćelijama koje sadrže formule da budu zaključane i, ako je potrebno, zaštićena lozinka da bi bila sigurna.

Istovremeno, ćelije koje sadrže podatke mogu ostati otključane tako da se lako mogu uneti promene kako bi se pregledna tableta ažurirala.

Zaštita radnog lista ili radne sveske je proces u dva koraka:

1. Proverite da li su ispravne ćelije zaključane
2. Primijenite opciju zaštitnog lista - i ako želite, dodajte lozinku

07 od 08

Da sortirate svoje podatke

Da razvrstate podatke nakon što završite sa unosom.

Rad sa malim količinama nesortiranih podataka u Excel-u ili Google Spreadsheet-u obično nije problem, ali kao veliki broj povećanih podataka, teškoće u radu sa njim i efikasnosti.

Sortirani podaci su lakši za razumevanje i analizu, a neke funkcije i alati, kao što su VLOOKUP i SUBTOTAL, zahtevaju sortirane podatke kako bi vratili ispravne rezultate.

Takođe, sortiranje podataka na različite načine može olakšati uočavanje trendova koji u početku nisu očigledni.

Izbor podataka za sortiranje

Prije nego što se podaci sortiraju, Excel mora znati tačan raspon koji treba sortirati, i obično je Excel prilično dobar u odabiru područja srodnih podataka - sve dok je uneto,

1. prazni redovi ili kolone nisu ostali u području povezanih podataka;
2. i ostavljeni su prazni redovi i kolone između područja povezanih podataka.

Excel će čak i precizno odrediti, ako oblast podataka ima imena polja i isključuje ovaj red iz zapisa koji će biti sortirani.

Međutim, dozvoljavajući Excelu da odabere opseg koji treba sortirati može biti rizičan - posebno sa velikom količinom podataka koji je teško provjeriti.

Korišćenje imena za odabir podataka

Da biste osigurali da su izabrani ispravni podaci, označite opseg pre početka sortiranja.

Ako se isti opseg mora redovno sortirati, najbolji pristup je da se doda aName.

Ako je definirano ime za opseg koji treba sortirati, upišite ime u polje za nazive ili ga izaberite sa odgovarajuće padajuće liste, a Excel će automatski istaknuti tačan raspon podataka na radnom listu.

Skrivene redove i kolone i sortiranje

Skriveni redovi i kolone podataka se ne pomeraju tokom sortiranja, tako da ih ne treba preklapati pre sortiranja.

Na primer, ako je red 7 skriven i deo je raspona podataka koji su sortirani, ostane se kao red 7, a ne biti premješten na tačnu lokaciju kao rezultat te vrste.

Isto važi i za kolone podataka. Sortiranje po redovima podrazumeva preuređivanje kolona podataka, ali ako je kolona B sakrivena pre sortiranja, ona će ostati kao kolona B, a ne biti preuređena sa drugim kolonom u sortiranom opsegu.

08 od 08

Svi brojevi treba da budu prodavani kao brojevi

Problem: Proverite da li su svi brojevi memorisani kao brojevi. Ako rezultati nisu ono što ste očekivali, kolona možda sadrži brojeve koji se čuvaju kao tekst, a ne kao brojevi. Na primjer, negativni brojevi uvezeni iz nekih računovodstvenih sistema ili broj uneti sa vodećim (apostrof) se čuvaju kao tekst.

Kada brzo sortirate podatke pomoću dugmeta AZ ili ZA, stvari mogu biti pogrešno pogrešne. Ako u podacima postoji prazan red ili prazna kolona, ​​deo podataka može biti sortiran, dok se drugi podaci ignorišu. Zamislite nered koji ćete imati, ako se imena i telefonski broj više ne podudaraju, ili ako narudžbe idu pogrešnim kupcima!

Najlakši način da se obezbedi da je tačan raspon podataka izabran pre sortiranja je da mu dati ime.

Druga pretpostavka utiče na tačno ono što Excel sortira. Ako imate odabranu pojedinačnu ćeliju, Excel proširuje izbor da biste izabrali opseg (slično kao pritisak na Ctrl + Shift + 8) ograničen jednim ili više praznih stupaca i redova. Zatim ispituje prvi red u izabranom opsegu kako bi utvrdio da li sadrži informacije o zaglavlju ili ne.

Ovde se sortiranje pomoću alatnih traka može postati nezgodno - zaglavlje (pod pretpostavkom da ga imate) mora ispuniti neke prilično stroge smernice kako bi Excel prepoznali to kao zaglavlje. Na primer, ako u redosledu zaglavlja postoje prazne ćelije, Excel možda misli da to nije zaglavlje. Isto tako, ako je naslovni red formatiran isto kao i drugi redovi u opsegu podataka, onda to možda neće prepoznati. Takođe, ako se vaša tablica podataka sastoji isključivo od teksta i vaš red glava ne sadrži ništa osim teksta, Excel će - praktično čitavo vrijeme - ne prepoznati naslov zaglavlja. (Izgled izgleda baš kao drugi red podataka u Excelu.)

Samo nakon odabira opsega i određivanja da li postoji naslovni red će Excel uraditi stvarno sortiranje. Koliko ste zadovoljni sa rezultatima zavisi od toga da li je Excel dobio i odabir opsega i određivanje redosleda zaglavlja. Na primjer, ukoliko Excel ne misli da imate naslovni red, a vi to učinite, onda je vaš zaglavlje sortiran u tijelo podataka; ovo je generalno loša stvar.

Da biste bili sigurni da je raspon podataka ispravno prepoznat, koristite prečicu Ctrl + Shift + 8 da biste videli šta Excel izabere; ovo je ono što će biti sortirano. Ako se ne podudaraju sa vašim očekivanjima, onda morate promijeniti karakter podataka u vašoj tablici, ili morate odabrati opseg podataka pre korišćenja okvira za dijalog Sort.

Da biste bili sigurni da je vaš naslov dobro prepoznat, koristite prečicu Ctrl + Shift + 8 da biste izabrali opseg podataka, a zatim pogledajte prvi red. Ako u vašem zaglavlju ima praznih ćelija među onima izabranim u prvom redu ili je prvi red formiran kao drugi red, ili imate više od jednog zaglavlja, onda Excel pretpostavlja da uopšte nemate naslov za zaglavlje. Da biste ispravili ovo, izvršite promjene u redosledu zaglavlja kako biste bili sigurni da je Excel ispravno prepoznat.

Konačno, sve opklade bi mogle biti isključene ako vaša tabela podataka koristi više redova zaglavlja. Excelu je teško prepoznati. Složili ste problem kada očekujete da sadrži prazne redove u tom zaglavlju; to jednostavno ne može učiniti automatski. Međutim, možete jednostavno odabrati sve redove koje želite sortirati pre nego što izvršite sortiranje. Drugim riječima, budite specifični u onome što želite Excelu razvrstati; Ne dozvoli Excelu da pretpostavlja za vas.
Datumi i vreme sačuvane kao tekst

Ako se rezultati sortiranja po datumu ne ispadaju kao što se očekivalo, podaci u koloni sa tasterom sortiranja mogu sadržati datume ili vremena koji se čuvaju kao tekstualni podaci, a ne kao brojevi (datumi i vremena su samo formatirani podaci o broju).

Na slici iznad, rekord za A. Petersona je završio na dnu liste, kada bi, na osnovu datuma zaduživanja - 5. novembra 2014. godine, rekord trebao biti stavljen iznad zapisa za A. Wilsona, koji također ima datum zaduživanja od 5. novembra.

Razlog za neočekivane rezultate je taj što je datum zaduživanja A. Petersona sačuvan kao tekst, a ne kao broj
Mešoviti podaci i brze sorte.

Kada koristite metod brze sorte zapisa koji sadrži podatke o tekstu i broju, pišu se zajedno, Excel sortira podatke o broju i tekstu - postavljanje zapisa sa tekstualnim podacima na dnu sortirane liste.

Excel takođe može uključiti zaglavlja kolona u rezultatima sortiranja - tumačući ih kao još jedan red tekstualnih podataka, a ne kao imena polja za tablicu podataka.
Upozorenja za sortiranje - Sortiraj dijalog box

Kao što je prikazano na slici iznad, ako se koristi dijalog Sort, čak i za sorte u jednoj koloni, Excel prikazuje poruku upozoravajući vas da je naišla na podatke koji su sačuvani kao tekst i daje vam izbor da:

Sortiraj sve što izgleda kao broj kao broj
Sortirajte brojeve i brojeve koji se pohranjuju kao tekst posebno

Ako odaberete prvu opciju, Excel će pokušati staviti tekstualne podatke na tačnu lokaciju rezultata sortiranja.

Izaberite drugu opciju i Excel će postaviti zapise sa tekstualnim podacima na dnu rezultata sortiranja - baš kao što to radi brzo.