Kako kreirati bazu podataka u programu Excel

Pratite kontakte, zbirke i druge podatke pomoću Excel baze podataka

Ponekad moramo pratiti informacije i dobro mesto za to je u datoteci baze podataka Excel. Bilo da je to lična lista telefonskih brojeva, lista kontakata za članove organizacije ili tima ili kolekcija kovanica, kartica ili knjiga, datoteka Excel baze podataka olakšava unos, skladištenje i pronalazak određenih informacija.

Microsoft Excel je napravio alate koji vam pomažu da pratite podatke i da pronađete određene informacije kada to želite. Takođe, sa stotinama kolona i hiljada redova , Excelovu tabelu može biti ogromna količina podataka .

Unos podataka

Osnovni format za čuvanje podataka u Excel bazi je tabela.

Jednom kada je stvorena tabela, alatki za podatke Excel-a se mogu koristiti za pretraživanje, sortiranje i filtriranje zapisa u bazi podataka kako bi se pronašle određene informacije.

Da biste pratili ovaj vodič, unesite podatke kao što je prikazano na gornjoj slici.

Brzo unesite Student ID:

1. Unesite prva dva ID-a - ST348-245 i ST348-246 u ćelije A5 i A6, respektivno.
2. Označite dva ID-a da ih izaberete.
3. Kliknite na ručicu za punjenje i prevucite je na ćeliju A13 .
4. Ostatak Studentskog ID-a treba pravilno uneti u ćelije A6 do A13.

Unošenje podataka ispravno

Kada unosite podatke, važno je osigurati pravilno unos podataka. Osim red 2 između naslova tablice i zaglavlja kolone, ne ostavljajte druge prazne redove kada unosite svoje podatke. Takođe, uverite se da ne ostavljate prazne ćelije.

Greške podataka , uzrokovane netačnim unosom podataka, predstavljaju izvor mnogih problema vezanih za upravljanje podacima. Ako su podaci pravilno uneti na početku, verovatnije je da će vam program vratiti željene rezultate.

Redovi su zapisi

Svaki pojedinačni niz podataka u bazi podataka je poznat kao zapis . Prilikom unosa evidencija držite na umu ove smernice:

• Ostavite prazne redove u tabeli koja se kreira. Ovo uključuje NE ostavljajući prazan red između zaglavlja kolona i prvog reda podataka.
• Zapis može sadržavati podatke o samo jednoj određenoj stavci.
• Zapis mora takođe sadržati SVE podatke u bazi podataka o toj stavci. Ne postoji informacija o stavci u više od jednog redova.

Kolone su polja

Dok se redovi u Excel bazi podataka nazivaju zapisima, stupci su poznati kao polja . Svaka kolona zahteva naslov koji identifikuje podatke koje sadrži. Ovi sektori se zovu imena polja.

• Imena polja se koriste da bi se obezbedilo da se podaci za svaki zapis unose u istu sekvencu.
• Uverite se da su svi podaci u koloni uneseni koristeći isti format. Ako počnete da unosite brojeve kao cifre (kao što su 10 ili 20), nastavite to. Nemojte menjati dio puta i početi da unosite brojeve kao reči (kao što su deset ili dvadeset). Budite konzistentni.
• Ne ostavljajte prazne stupce u tabeli.

Kreiranje tabele

Kada su podaci uneti, može se pretvoriti u tablicu . Uraditi tako:

1. Istaknite ćelije A3 na E13 na radnom listu.
2. Kliknite na karticu Početak .
3. Kliknite na opciju Format as Table na traci da biste otvorili padajući meni.
4. Izaberite plavu opciju Table Style Medium 9 da biste otvorili dijalog Format as Table .
5. Dok je dijalog box otvoren, ćelije A3 do E13 na radnom listu trebaju biti okružene mravljenim mravima.
6. Ako maratonski mravovi okružuju tačan raspon ćelija, kliknite OK u dijalogu Format as Table .
7. Ako maratonski mravovi ne okružuju tačan raspon ćelija, označite tačan raspon na radnom listu, a zatim kliknite na Ok u dijalogu Format as Table .
8. Tabelu treba dodati strelice padajuće pored svakog imena polja, a redovi tabele trebaju biti formatirani u izmeničnom svjetlu i tamno plavoj.

Korišćenje alata baze podataka

Kada kreirate bazu podataka, možete da koristite alatke koje se nalaze ispod padajućih strelica pored svakog imena polja da biste sortirali ili filtrirali svoje podatke.

Sortiranje podataka

1. Kliknite na padajuću strelicu pored polja Ime zadnjeg imena.
2. Kliknite na opciju Sort A to Z da biste sortirali bazu podataka po abecedi.
3. Kada je sortiran, Graham J. bi trebao biti prvi rekord u tabeli i Wilson. R bi trebalo da bude poslednji.

Filtriranje podataka

1. Kliknite na strelicu spusti do polja Ime programa .
2. Kliknite na polje za potvrdu pored opcije Select All da biste obrisali sve potvrde.
3. Kliknite na polje za potvrdu pored opcije Business da dodate obeležje u okvir.
4. Kliknite OK .
5. Samo dva učenika - G. Thompson i F. Smith bi trebali biti vidljivi jer su jedina dva upisana u poslovni program.
6. Da biste prikazali sve zapise, kliknite na strelicu iznad polja Ime programa .
7. Kliknite na Obriši filter iz opcije "Program" .

Proširenje baze podataka

Da biste dodali dodatne zapise u svoju bazu podataka:

• Postavite pokazivač miša preko male tačke u donjem desnom uglu stola.
• Pokazivač miša promeniće se u dvoglavi strelicu.
• Kada se ovo desi, kliknite i držite desno dugme miša i povucite pokazivač nadole da biste dodali prazan red na dnu baze podataka.
• Dodajte sledeće podatke ovom novom redu:
  Ćelija - podaci
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Nauka

Završavanje formatiranja baze podataka

1. Označite ćelije A1 do E1 na radnom listu.
2. Kliknite na karticu Početak .
3. Kliknite na opciju Merge i Center trake za centriranje naslova.
4. Kliknite na punu boju (izgleda kao boja za boju) na traci da biste otvorili popisnu listu za popunjavanje.
5. Odaberite Blue, Accent 1 sa liste da biste promenili boju pozadine u ćelijama A1 - E1 do tamno plave boje.
6. Kliknite na ikonu Color Font na traci sa alatkama za formatiranje (to je veliko slovo "A") da biste otvorili spustni spisak boja fonta.
7. Izaberite White sa liste da biste promenili boju teksta u ćelijama A1 - E1 na bijelu.
8. Označite ćelije A2 - E2 na radnom listu.
9. Kliknite na Color fill na traci da biste otvorili popisne liste za popunjavanje.
10. Izaberite Blue, Accent 1, Upaljač 80 sa liste da biste promenili boju pozadine u ćelijama A2 - E2 na svetlo plavo.
11. Označite ćelije A4 - E14 na radnom listu.
12. Kliknite na opciju Centre na traci da biste usredsredili tekst u ćelije A14 do E14.
13. U ovom trenutku, ako ste ispravno pratili sve korake ovog tutorijala, vaša tabelarna tablica treba da liči na tabelu prikazanu u koraku 1 ovog vodiča.

Funkcije baze podataka

Sintaksa : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Gde je funkcija D jedna od sledećih:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Tip : Baza podataka

Funkcije baze podataka su posebno korisne kada se Google listovi koriste za održavanje strukturiranih podataka, kao što je baza podataka. Svaka funkcija baze podataka, Dfunction , izračunava odgovarajuću funkciju na podskupu ćelijskog opsega koji se smatra tabelom baze podataka. Funkcije baze podataka uzimaju tri argumenta:

• Database_arr je opseg, ugrađeni niz ili niz koji generiše niz izraza koji je strukturiran tako da je svaki red posle redova 1 baza podataka, a svaka kolona je polje baze podataka. Red 1 sadrži etikete za svako polje.
• Field_str | num pokazuje koji stupac (polje) sadrži vrijednosti koje treba prosječno. Ovo se može izraziti kao ime polja (tekstualni niz) ili broj kolone, gdje bi najlepsa kolona bila predstavljena kao 1.
• Criteria_arr je opseg, ugrađeni niz ili niz proizveden izrazom nizova koji je strukturiran tako da prvi red sadrži ime polja na koje će biti primenjen kriterijum (kriterijumi), a naredni redovi sadrže uslovni test (i) .

Prvi red u kriterijumu određuje imena polja. Svaki drugi red u kriterijumima predstavlja filter, što je skup ograničenja na odgovarajućim poljima. Ograničenja se opisuju korišćenjem upita Query-by-Example i mogu uključiti vrijednost za usklađivanje ili operater usporedbe praćena uporednom vrijednošću. Primjeri ograničenja su: "Čokolada", "42", "> = 42", "<> 42". Prazna ćelija ne znači ograničenje na odgovarajućem polju.

Filter odgovara redosledu baze podataka ako su ispunjena sva ograničenja filtera (ograničenja u redu filtera). Raster baze podataka (zapis) zadovoljava kriterijume ako i samo ako je bar jedan filter podudara s njim. Ime polja može se pojaviti više od jednom u opsegu Criteria da bi se dozvolilo više ograničenja koja se primjenjuju istovremeno (na primjer, temperatura> 65 i temperatura <= 82).

DGET je jedina funkcija baze podataka koja ne agregira vrijednosti. DGET vraća vrijednost polja specificiranog u drugom argumentu (slično VLOOKUP-u) samo kada tačno jedan zapis odgovara kriterijumima; u suprotnom, ona vraća grešku koja ne pokazuje nikakve podudarnosti ili više odgovora