Kako osigurati Microsoft Office datoteke

U zavisnosti od verzije Microsoft Office-a koju koristite, može sadržati razne aplikacije. Ponuda baze obično sadrži Word, Excel, PowerPoint i Outlook. Izgleda da PowerPoint ne nudi nelogičnu sigurnost, ali Word, Excel i Outlook pružaju određeni nivo enkripcije.

Obezbeđivanje Word dokumenata

Za Microsoft Word dokumente (Word 2000 i noviji), možete da izaberete viši nivo sigurnosti prilikom čuvanja datoteke. Umesto jednostavno kliknuti na "Sačuvaj", kliknite na File ( Datoteka) , a zatim u Save As (Sačuvaj kao) i sledite ove korake:

1. Kliknite na Tools u gornjem desnom uglu dijaloga za snimanje datoteke
2. Kliknite na Security Options
3. Kutije za bezbednosne opcije obezbeđuju niz opcija:
   • Možete uneti lozinku u polje pored Lozinke da biste otvorili ako želite da se datoteka potpuno nedostupi bez lozinke
   • U Wordu 2002 i 2003, možete kliknuti na dugme Advanced pored polja za lozinku da biste izabrali viši nivo enkripcije koji je još teži da se probije
   • Možete uneti lozinku u polje pored Lozinke da biste izmenili da li je u redu da drugi otvore datoteku, ali želite ograničiti ko može da izvrši izmene u datoteki
4. Dno polja Security Options takođe pruža neke opcije za zaštitu privatnosti dokumenta:
   • Uklonite lične informacije iz svojstva datoteka prilikom čuvanja
   • Upozorenje pre štampanja, čuvanja ili slanja datoteke koja sadrži praćene promjene ili komentare
   • Skladištite slučajni broj da biste poboljšali preciznost spajanja
   • Sklonite oznaku prilikom otvaranja ili čuvanja
5. Kliknite OK da biste zatvorili polje Security Options
6. Izaberite ime za svoju datoteku i kliknite na Sačuvaj

Obezbeđivanje Excel datoteka

Excel nudi veoma sličan stil zaštite za Microsoft Word. Samo kliknite na File , Save As i pratite ove korake:

1. Kliknite na Tools u gornjem desnom uglu dijaloga za snimanje datoteke
2. Kliknite na Opšte opcije
3. Možete uneti lozinku u polje pored Lozinke da biste otvorili ako želite da se datoteka potpuno nedostupi bez lozinke
   • Možete kliknuti na dugme Advanced pored polja za lozinku da biste izabrali viši nivo enkripcije koji je još teži da se probije
4. Možete uneti lozinku u polje pored Lozinke da biste izmenili da li je u redu da drugi otvore datoteku, ali želite ograničiti ko može da izvrši izmene u datoteki
5. Kliknite na dugme U redu da biste zatvorili opciju Opšte opcije
6. Izaberite ime za svoju datoteku i kliknite na Sačuvaj

Obezbeđivanje Outlook PST datoteka

Stvarno digitalno potpisivanje i šifrovanje dolaznih ili odlaznih poruka e-pošte i njihovih prilog o fajlovima je potpuno zasebno pitanje koje će se objasniti drugi put. Međutim, ako slučajno izvozite podatke iz vaših Microsoft Outlook fascikli u PST datoteku, možete dodati zaštitu kako biste osigurali da podaci nisu dostupni drugima. Samo sledite ove korake:

1. Kliknite na datoteku
2. Izaberite Uvoz i izvoz
3. Izaberite Izvoz u datoteku i kliknite na dugme Dalje
4. Izaberite datoteku Personal folder (.pst) i kliknite na Next
5. Izaberite fasciklu ili fascikle koje želite da izvezete (i izaberite polje Uključi potfascikle ako želite), a zatim kliknite na Next
6. Izaberite izlaznu putanju i ime datoteke i izaberite jednu od opcija za datoteku za izvoz, a zatim kliknite na dugme Završi
   • Zamijenite duplikate sa izvezenim predmetima
   • Dozvoli stvaranje dupliranih stavki
   • Ne izvozite duplirane stavke
7. U okviru Podešavanje šifriranja izaberite jednu od sledećih opcija
   • Nema šifrovanja
   • Kompresivna enkripcija
   • Visoka enkripcija
8. Na dnu ekrana unesite lozinku za otvaranje šifrovane PST datoteke (morate uneti istu lozinku u obe kutije da biste potvrdili da ste lozinku pisali na način koji ste nameravali, inače možda nećete moći da otvorite svoju file)
   • Izaberite da li želite i Sačuvaj ovu lozinku na listi lozinki
9. Kliknite OK da biste dovršili izvoz datoteke

(Ispravio / la Andy O'Donnell)