Ako ste kao većina korisnika, verovatno ne trošite previše vremena razmišljajući o tome kako da dodate dokumente kada ih sačuvate. Nažalost, ovo može otežati pronalaženje željene datoteke bez malo traženja - možda ćete morati otvoriti nekoliko različitih datoteka kako biste pronašli onu koju želite.
Razvijanje sistema imenovanja za vaše dokumente i navika da ga koristite štediće vam vremena i frustracije kada dođe vreme da locirate dokument koji vam je potreban. Umesto da pretražujete kroz nebrojene dokumente sa nepreciznim imenom datoteka, sistem imenovanja će vam pomoći da ubrzate pretragu.
Pravi sistem imenovanja
Ne postoji pravi način da se imena imenuju, a sistemi za imenovanje će se razlikovati od korisnika do korisnika. Ono što je važno je pronalaženje metode koja ima smisla za vas, a zatim je primjenjuje dosledno. Evo nekoliko saveta za početak:
- Uključite datum kada je dokument sastavljen u imenu vašeg fajla: Ovo je potencijalno jedan od najkorisnijih elemenata koji se uključuju u ime datoteke, posebno kada se bavite korespondencijom. Čak i ako se tačno ne sećate kada ste sastavili dokument, verovatno ćete moći da ograničite pretragu do određenog vremenskog perioda.
- U ime vašeg fajla uključite ime primaoca: ovo je naročito vredna praksa prilikom rada s slovima, ali može biti zgodan element za druge vrste dokumenata, kao što su ugovori, beleške i čak beleške.
- Navesti koju vrstu dokumenta je datoteka: Ponovo će ovo izgledati kao data za neke korisnike, a to je zato što je to važan deo imena datoteke. Ako tražite pismo koje ste napisali, možete ukloniti datoteku koja ima "ugovor" ili "beleške" u ime.
- Obratite pažnju na to kako poručujete elemente imena datoteke: iako to možda neće vam pomoći da razlikujete svoje datoteke, to će vam pomoći da ih naručite kada pretražujete. Pomoću kontrola sortiranja u dijalogu Otvori u programu Word ili u programu Windows Explorer možete da sortirate svoje datoteke alfabetično (ili numerički) tako da ih sortiraju po prvom karakteru u imenu datoteke.
Ovo nije iscrpna lista savjeta o imenovanju datoteka, ali to je dobro mesto za početak. Jednom kada započnete praksu imenovanja dosijea na dosledan način, razvijećete sistem koji vam najviše odgovara - i vjerojatno ćete izaći na vlastite trikove.