Arhivirajte staru poštu u Outlook-u i držite PST datoteku male

Pošto gomila pošte koju držite u Outlook-u raste, tako da, obično, vreme za preuzimanje Outlook-a treba učiniti ono što želite. Ograničenje veličine PST datoteke se kreće. ( PST ili datoteka "Personal Folders" , naravno, je mesto gde Outlook čuva sve svoje podatke, uključujući kalendare , kontakte i e-poštu.)

Mala PST datoteka je brza PST datoteka

U svakom slučaju, plaća se da zadrži veličinu glavne PST datoteke manju i pouzdanu. Možete da imate neki od Outlook-a pomoću AutoArchive-a . Ili podelite svoje poruke između više PST datoteka, što može biti bezbolno i brzo.

Arhivirajte staru poštu u Outlook-u i držite PST datoteku male

Da biste kreirali arhivu starih poruka u Outlook-u odvojeno od PST datoteke koju koristite svaki dan:

1. • U programu Outlook 2007:
     1. Izaberite File | Upravljanje podacima iz menija u programu Outlook.
   • U programu Outlook 2016:
     1. Kliknite na dugme Datoteka .
     2. Idite u Info kategoriju.
     3. Kliknite na dugme Postavke naloga .
     4. Izaberite Postavke naloga ... iz prikazanog menija.
     5. Idite na karticu Data File .
2. Kliknite na Dodaj:
   • U programu Outlook 2016:
     1. Unesite ime za arhivu pod nazivom Ime datoteke:.
     2. Izaberite željeni format ispod Sačuvaj kao tip :; obično, izaberite Outlook Data File .
   • U programu Outlook 2007:
     1. Izaberite željeni format. Osim ako vam nije potrebno da pristupite podacima s Outlookom 2002 ili ranije direktno, sigurno je označiti Office Outlook Personal Folders File (.pst) .
     2. Kliknite OK .
     3. Unesite željeno ime datoteke.
        • Godišnje arhive dobro funkcionišu, a ime PST datoteke nakon godine ima smisla. Naravno, možete odabrati mesečne arhive ako imate puno veliku poštu za rješavanje ili drugu šemu. Samo se uverite da su rezultujuće veličine PST datoteka negde oko 1-2 GB. Veće datoteke su manje efikasne.
     4. Kliknite OK .
     5. Unesite željeni naziv arhive PST datoteke pod nazivom:.
        • Ponovo, logično je da ime svoje arhive nazovete po svom sadržaju (godišnja vrijednost pošte u mom slučaju).

1. Opciono, zaštititi pristup lozinkom .
2. Kliknite OK .
3. Sada kliknite na dugme Zatvori .

Premjestiti poštu u arhivu

Za popunjavanje novonastale arhive PST:

• Prevucite i otpustite celu fasciklu u korijenski folder koji se novo pojavljuje u okviru Mail Folders .
  • Ovo je zgodno ako već imate fasciklu "Arhiva" koja sadrži, recimo, svu prošlu godinu mail. Samo spustite u arhivu PST.
• Alternativno, za arhiviranje pojedinačnih stavki:
  1. Kliknite na korijensku fasciklu nazvanu po vašem arhivu PST u okviru Mail Folders sa desnim tasterom miša.
  2. Izaberite New Folder ... iz menija.
  3. Otkucajte željeno ime fascikle.
  4. Uverite se da su stavke Mail and Post postavljene pod Folder sadrži: ako želite arhivirati e-poštu. Za arhiviranje drugih stavki izaberite odgovarajuću kategoriju.
  5. Kliknite OK .
  6. Povucite i spustite pojedinačne ili grupe e-pošte u novo kreiranu fasciklu.
• Da biste prešli sve pošte pre određenog datuma u fasciklu (ili ugnežene fascikle):
  1. • U programu Outlook 2016:
       1. Kliknite na dugme Datoteka .
       2. Idite u Info kategoriju.
       3. Kliknite Tools Cleanup .
       4. Izaberite Arhiv ... iz menija koji se pojavio.
     • U programu Outlook 2007:
       1. Izaberite File | Arhiva ... iz menija u programu Outlook.
  2. Uverite se da je izabrana ova mapa i svi potfascikli:
  3. Označite željenu fasciklu.
  4. Navedite datum e-pošte pre kojeg (recimo, 1. januara ove godine) želite da se krećete u stavke Arhiva starije od: __ .
  5. Pomoću dugmeta Browse ... izaberite arhivu PST datoteku stvorenu iznad.
  6. Kliknite OK .

• Opciono, kompaktirajte svoju živu PST datoteku kako biste odmah zatražili novo oslobođeni prostor.

Zatvorite arhivu PST datoteka

Nakon što ste arhivirali sve stavke, možete zatvoriti PST datoteku u programu Outlook:

1. Kliknite na root folder u vašem arhivu PST u okviru Mail Folders sa desnim tasterom miša.
2. Izaberite Zatvori "___" iz menija.

Pristupite pošti iz zatvorenog arhiva PST datoteke

Da biste preuzeli poruke iz arhive PST datoteke koju ste zatvorili:

1. • U programu Outlook 2016:
     1. Kliknite na dugme Datoteka .
     2. Izaberite Open & Export .
     3. Kliknite Open Outlook Data File .
   • U programu Outlook 2007:
     1. Izaberite File | Otvori | Outlook Data File ... iz menija Outlook.
2. Označite željenu arhivu PST datoteku.
3. Kliknite na dugme Otvori .

PST datoteka i njene fascikle će se pojaviti u okviru Mail Folders , spremnih za akciju.