Jedan nedostatak korišćenja spajanja pošte za kreiranje dokumenata jeste da koristite veći rizik da napravite više grešaka nego ako ste kreirali svaki od vaših dokumenata pojedinačno. Ako niste dobro upoznati sa spajanjem pošte, rizik od katastrofalnih grešaka koji mogu zajebavati sve vaše štampane dokumente je mnogo veći.
To ne znači da kombinacije poštanskih pošta neće morati da ispravljaju svoje dokumente. Sledeće stavke su najviše 5 grešaka pri spajanju pošte koje biste trebali provjeriti svoje dokumente pre nego što ih finalizirate i odnesite ih da ih odštampate.
1. Sveobuhvatnost
Važno je da dvostruko proverite da li ste uneli sve neophodne informacije potrebne za uspješno spajanje pošte . Prilično je lako prevideti polje kada kreirate svoj dokument. Posebno obratite pažnju na adrese i, što je još važnije, ZIP kodove. Takođe morate osigurati da su pozdravne linije ili druge oblasti u kojima ste uneli nekoliko polja uzastopno ispravno popunili.
2. Tačnost
Iako bi ovo izgledalo kao zdrav razum, iznenadili biste se koliko je ljudi zabrljalo spajanje pošte jer nisu proverili tačnost. Da biste osigurali tačnost spajanja pošte, morate osigurati da ste postavili ispravna polja na ispravnim lokacijama. Ako imate polja sa sličnim imenima, previše je lako uneti pogrešno. Ako shvatite da često pravite ovu grešku, dobra je ideja da ponovo procenite imena koja dajete svoja polja da biste izbegli bilo kakvu buduću konfuziju.
3. razmak
Razmak ne izgleda kao najvažnija stvar pri radu sa spajanjem pošte, ali razmak odigra značajan faktor. Ponekad je teško reći koliko prostora ste uneli u dokument. Upotreba polja spajanja spojeva čine još teže reći, pogotovo kada su blizu. Možda čak i otkrijete da ste propuštali prostore u potpunosti. Važno je provjeriti vaš dokument kako biste bili sigurni da imate mjesta između svih polja u suprotnom, konačni proizvod će biti samo nekoliko masovnih nečitljivih riječi.
4. Interpunkcija
Slično razmacima, mnogi ljudi previdjuju vrednost i značaj punktuacije prilikom rada sa spajanjem pošte. Lako se zanemariti vaša interpunkcija kada radite sa poljima spajanja spojeva zbog razmaka. Primetili ste da često zamenite interpunkciju, da je potpuno izostavite ili da dodate dvostruku interpunkciju kada imate više polja spajanja pošte u nizu.
5. Formatiranje
Formatiranje vašeg teksta je jedna od ključnih grešaka koje dovode do "spajanja pošte ne rade" Google pretrage. Važno je da proverite da li je formatiranje koje se primjenjuje na polja spajanja pošte ispravno. Bez obzira da li ste spajanjem novih mailova ili ste sproveli stotine spajanja pošte, važno je provjeriti polja spajanja pošte za kurzivu, podvlačeći i bold formatiranje i ispraviti ih pre nego što završite Mail Merge.
Zavijanje
Ovo ni u kom slučaju nije iscrpna lista grešaka koje možete uneti u postupak spajanja pošte, ali je dobro mesto za početak. I podrazumeva se da morate dokazati druge greške, kao što su greške i greške u pisanju, koje se mogu pojaviti u bilo kom dokumentu. Niko nije savršen; neki ljudi su bolji u pretvaranju da su!
Uredio: Martin Hendrikx