Spajanje spajanja je alat koji pojednostavljuje kreiranje skupa dokumenata koji su slični, ali sadrže jedinstvene i promenljive elemente podataka. Ovo se postiže povezivanjem baze podataka koja sadrži te elemente podataka u dokument, koji sadrži polja spajanja u kojima će se jedinstveni podaci popuniti.
Spajanje pošte štedi vreme i napor automatizovanjem procesa unošenja standardnih podataka kao što su imena i adrese u dokument. Na primer, možete povezati pismo formulara sa grupom kontakata u programu Outlook; ovo pismo može imati polje spajanja za adresu svakog kontakta, a drugo za odgovarajuće ime kontakta kao dio pozdravljanja pisma.
Upotreba Mail Spajanja
Mail spajanje, za mnoge ljude, izaziva misli o neželjenoj pošti. Iako prodavci nesumnjivo koriste spajanje pošte da bi brzo i jednostavno generisali velike količine pošte, mnoge druge upotrebe mogu vas iznenaditi i promijeniti način na koji kreirate neka od vaših dokumenata.
Možete spojiti poštu kako biste kreirali bilo koju vrstu štampanog dokumenta, kao i elektronski raspoređene dokumente i faksove. Vrste dokumenata koje možete kreirati pomoću spajanja pošte su praktično bezvredne. Evo nekoliko primera:
- Katalozi
- Zalihe
- Fakture
- Etikete
- Koverte
- I, naravno, pisma
Kada se pametno koristi, spajanje pošte može znatno poboljšati vašu produktivnost. Takođe može povećati efikasnost dokumenata koje kreirate. Na primjer, prilagođavanjem slova sa imenima primaoca ili drugim elementima koji su specifični za svaki primalac, predstavljate poliranu, ličnu sliku koja postavlja binu za željeni ishod.
Anatomija spajanja pošte
Spajanje pošte se sastoji iz dva glavna dela: dokumenta i izvora podataka , koji se takođe naziva baza podataka. Microsoft Word pojednostavljuje vaš rad, omogućavajući vam da koristite druge Office aplikacije kao što su Excel i Outlook kao izvori podataka. Ako imate kompletan Office suite, koristite jednu od svojih aplikacija jer je izvor podataka lak, zgodan i veoma preporučljiv. Korišćenje kontakata koje ste već uneli u Outlook kontakte će vam, na primer, uštedjeti od ponovnog unosa te informacije u drugi izvor podataka. Korišćenje postojeće Excelovog tabelarnog programa pruža vam još veću fleksibilnost s vašim podacima nego što će izvor podataka napraviti Word.
Međutim, ako imate samo program Word, i dalje možete koristiti funkciju spajanja pošte. Word ima mogućnost da kreira potpuno prilagodljiv izvor podataka koji možete koristiti u vašem spajanju pošte.
Podešavanje spajanja pošte
Spajanje pošte može izgledati komplikovano - i složeni, teški dokumenti koji se oslanjaju na velike baze podataka sigurno mogu biti. Riječ, međutim, pojednostavljuje postavljanje spajanja pošte za uobičajene namene pružanjem čarobnjaka koji vas vode kroz proces povezivanja vašeg dokumenta sa bazom podataka. Generalno, proces možete završiti u manje od 10 prilično jednostavnih koraka, uključujući pronalaženje i ispravljanje grešaka. To bi bilo manje od pripreme vašeg dokumenta ručno, i sa mnogo kraćim vremenom i nevoljama.