Microsoftova funkcija Spajanja spajanja vam omogućava slanje istog dokumenta sa malim promjenama velikog broja primalaca. Izraz "spajanje" proizlazi iz činjenice da se jedan dokument (pismo, na primer) spaja sa dokumentom izvora podataka , kao što je tabela .
Funkcija spajanja pošte radi besprekorno sa podacima iz Excel-a. Dok Word takođe dozvoljava da kreirate svoj izvor podataka, opcije za korištenje ovih podataka su ograničene. Štaviše, ako već imate svoje podatke u tabelarnoj tabeli, nema mnogo smisla da ponovo unesete sve informacije u Wordov izvor podataka.
Priprema podataka za spajanje pošte
Teoretski, možete koristiti bilo koji Excel radni list u funkciji spajanja poruka Worda bez posebne pripreme. Međutim, preporučljivo je da uzmete malo vremena da pripremite svoj radni list kako biste optimizovali postupak spajanja pošte .
Evo nekoliko smjernica koje ćete zapaziti da će vam pomoći da se proces spajanja pošte proširi lakše.
Organizujte podatke o tablicama
Na rizik da navedete očigledno, vaši podaci treba uredno urediti u redove i kolone. Zamislite svaki red kao jedinstveni rekord i svaku kolonu kao polje koje ćete ubaciti u svoj dokument. (Pogledajte tutorijal za upis podataka u programu Excel ako vam je potreban osvežitelj.)
Kreirajte red glave
Kreirajte naslov zaglavlja za listu koji nameravate da koristite za spajanje pošte. Naslov zaglavlja je red koji sadrži etikete koji identifikuju podatke u ćelijama ispod. Excel može biti ponekad finišan da razlikuje podatke i etikete, pa ih jasno obeležite tako što ćete koristiti bold tekst, granice ćelija i senčenje ćelija koje su jedinstvene za zaglavlje. To će osigurati da ga Excel razlikuje od ostalih podataka.
Kasnije kada spojite podatke sa glavnim dokumentom, etikete će se pojaviti kao imena polja spajanja, tako da neće biti nikakve zabune o tome koje podatke unosite u vaš dokument. Štaviše, dobra je praksa da označite svoje kolone, jer pomaže u sprečavanju korisničke greške.
Stavite sve podatke na jedan list
Podaci koji nameravate da koristite za spajanje pošte moraju biti na jednom listu. Ako se širi preko više listova, moraćete kombinovati listove ili izvršiti više spajanja pošte. Takođe, uverite se da su listovi jasno nazvani , jer ćete morati da izaberete listu koji nameravate da koristite bez pregleda.
Povezivanje izvora podataka u spajanju pošte
Sledeći korak u postupku spajanja pošte je da povežete pripremljenu Excel tabelu sa Word dokumentom.
- Na traci sa alatkama za spajivanje kliknite na dugme Otvori izvor podataka .
- U dijalogu Izbor izvora podataka, krećite se kroz fascikle dok ne pronađete vašu Excel radnu svesku. Ako ne možete pronaći svoju Excel datoteku, uverite se da su "Svi izvori podataka" izabrani u padajućem meniju pod imenom "Datoteke tipa".
- Dvaput kliknite na izvornu datoteku Excel-a ili izaberite je i kliknite na dugme Otvori .
- U dijalogu Select Table izaberite Excel listu koji sadrži podatke koje želite spojiti sa dokumentom.
- Uverite se da je označeno polje pored "Prvi red podataka sadrži zaglavlja stupaca".
- Kliknite OK .
Sada kada je izvor podataka povezan sa glavnim dokumentom, možete započeti unos teksta i / ili editovati svoj Word dokument. Međutim, ne možete promeniti izvor podataka u programu Excel; ako želite da izvršite izmene podataka, morate zatvoriti glavni dokument u Wordu pre nego što otvorite izvor podataka u programu Excel.
Ubacivanje polja spajanja u vaš dokument je jednostavno sledeći sledeće korake:
- Kliknite na dugme Insert Merge Field na alatnoj traci sa spajanjem pošte. Pojaviće se okvir za dijalog Insert Merge Field.
- Označite ime polja koje želite uneti sa liste i kliknite na Insert .
- Kutija će ostati otvorena, omogućavajući vam da ubacite više polja. Ako umetnete više od jednog polja za redom, Word neće automatski dodati razmak između polja u vašem dokumentu; ovo morate učiniti sami nakon što zatvorite dijalog. U vašem dokumentu videćete ime polja okruženo dvostrukim strelicama.
- Kada završite, kliknite na dugme Zatvori .
Ubacivanje bloka i pozdravnih poruka - pažljivo koristite
Microsoft je nedavno dodao funkciju spajanja pošte koja vam omogućava da ubacite adrese i pozdravne linije. Klikom na odgovarajuće dugme na traci sa alatkama, Word će vam omogućiti da ubacite nekoliko polja odjednom, raspoređene u zajedničke varijacije.
Dugme za ubacivanje adrese je levo; uvodna pozdravna linija je na desnoj strani.
Dalje, kada kliknete na bilo koji taster, Word prikazuje dijalog box koji vam daje neke opcije na kojim poljima želite da ubacite, kako želite da ih sređujete, koja interpunkcija treba uključiti i druge. Iako to zvuči dovoljno jasno - i ako koristite izvor podataka kreiran u Word-to može zbuniti ako koristite Excel radni list.
Sećate se kada je preporuka o dodavanju zaglavlja u radnom listu na strani 1 ovog članka? Pa, ako ste imenovali polje nešto drugo osim onoga što Word koristi kao ime polja za slične podatke, Word može pogrešno da odgovori na polja.
Ono što to znači je ako koristite blok za ubacivanje adresa ili ubacite dugmad za pozdravne linije , podaci se mogu pojaviti u drugom redosledu nego što ste naveli - jednostavno zato što se etikete ne podudaraju. Na sreću, Microsoft je to očekivao i napravio je funkciju polja za podudaranje koja vam omogućava da podesite imena polja na one koje Word koristi u blokovima.
Korišćenje polja podudaranja za ispravno mapiranje nalepnica polja
Da biste se podudarali s poljima, sledite ove korake:
- Kliknite na dugme Match Fields na traci sa alatkama.
- U dijalogu Field Matchs, na levoj strani ćete videti listu imena polja Worda. Na desnoj strani kutije vidite kolonu padajućih kutija. Ime u svakom padajućem polju je polje koje Word koristi za svako odgovarajuće polje u blokadu adresa ili bloku. Da biste napravili bilo kakve promjene, jednostavno izaberite polje ime iz padajućeg okvira.
- Kada završite sa izmenama, kliknite na dugme U redu .
Takođe možete dovođiti dijalog Polje za podudaranje tako što ćete kliknuti na dugme Podjela polja na dnu ili u dijalogu Insert Address Block ili Greeting Line, oba koja se pojavljuju kada kliknete na odgovarajuću dugmad na alatnoj traci.
Pregledanje dokumenata spajanja spajanja
Pre nego što nastavimo da pregledamo i štampamo spojene dokumente, napomena o formatiranju: Kada ubacujete polja spajanja u dokument, Word ne prenosi formatiranje podataka iz izvora podataka.
Primjena specijalnog oblikovanja iz tabele izvora
Ako želite da primenite specijalno formatiranje, kao što je kurziv, bold ili podčrtavanje, to morate uraditi u programu Word. Ako pregledate dokument s poljima, morate da izaberete dvostruke strelice sa obe strane polja na koje želite da primenite formatiranje. Ako pregledate spojene podatke u dokumentu, jednostavno istaknite tekst koji želite promijeniti.
Imajte na umu da će svaka promjena nositi sve spojene dokumente, a ne samo pojedinačne.
Pregledanje spojenih dokumenata
Da biste pregledali spojene dokumente, kliknite na dugme View Merged Data na alatnoj tabli sa spajanjem pošte. Ovo dugme radi kao preklopni prekidač, tako da ako želite da se vratite na pregled samo polja, a ne podatke koje sadrže, kliknite ponovo.
Pomoću navigacionih dugmadi na traci sa alatkama za spajanje možete se kretati kroz spojene dokumente. Oni su, s leva na desno: Prvi zapis , Prethodni snimak , Idi na snimanje , Sledeći snimak , Poslednji snimak .
Prije spajanja vaših dokumenata, trebalo bi ih sve pregledati ili koliko god možete da potvrdite da li se sve pravilno spojilo. Posebno obratite pažnju na stvari poput interpunkcije i razmaka oko spojenih podataka.
Završite dokument za spajanje pošte
Kada ste spremni da spojite svoje dokumente, imate dva izbora.
Spoji se na štampač
Prvi je da ih spojite sa štampačem. Ako odaberete ovu opciju, dokumenti će biti poslati na štampač bez ikakvih izmjena. Možete se spojiti na štampač jednostavno klikom na dugme Merge to Printer Toolbar.
Spoji se u novi dokument
Ako trebate personalizovati neke ili sve dokumente (iako bi vam bilo mudro dodati polje napomene u izvoru podataka za personalizirane beleške) ili napraviti bilo kakve druge promjene pre štampanja, možete ih spojiti na novi dokument; ako se spojite na novi dokument, glavni dokument i izvor podataka će ostati netaknut, ali ćete imati drugu datoteku koja sadrži spojene dokumente.
Da biste to uradili, jednostavno kliknite na dugme Merge to New Document toolbar.
Bilo koji metod koji izaberete, biće vam predstavljen dijalog u kojem možete reći Wordu da spoji sve zapise, trenutni rekord ili niz zapisa.
Kliknite dugme opcije pored željenog izbora, a zatim kliknite na dugme U redu .
Ako želite spojiti opseg, morate staviti početni broj i krajnji broj za zapise koje želite da uključite u spajanje pre nego što kliknete na OK .
Ako ste izabrali da odštampate dokumente, nakon što se dijalog prozori, biće vam prikazano dijalog Print. Možete sarađivati s njim isto kao i za bilo koji drugi dokument.