Kako sigurno dijeliti datoteke s ljudima
Usluga SharePoint Online, usluga zasnovana na oblaku koju hostira Microsoft, deo je Office 365 plana ili se može dobiti kao dodatak SharePoint serveru. Glavno interesovanje za nove i nadograđene SharePoint Online usluge je poboljšanje interaktivnih razgovora na mreži i omogućavanje lakšeg i sigurnijeg deljenja dokumenata u pokretu.
Ako ste već korisnik SharePoint Online, možete predvideti nadograđene usluge. SharePoint Online sada uključuje upotrebu na mobilnim telefonima i tablama i besprekornom društvenom iskustvu. Takođe uključena u Office 365 je OneDrive for Business, profesionalna verzija OneDrive za skladištenje dokumenata u oblaku koja vam omogućava sinhronizaciju sa datotekama sačuvanim na vašem računaru ili kompanijskom poslužitelju.
Organizovanje dozvola i korisnika u grupama
Dozvole za deljenje dokumenata u SharePoint Online-u najbolje se vrše prema željenom pristupu korisniku. Nivoi dozvola za SharePoint Online uključuju:
- Posetioci - pregledajte dokumente u pregledaču
- Članovi - uređuju ili doprinose dokumentima
- Vlasnici - imaju potpunu kontrolu nad SharePoint Online sajtom
Za posetioce za preuzimanje dokumenata, dozvole moraju sadržati pristup "čitati".
Nova imena grupe mogu se kreirati da bi se uspostavila određena korisnička grupa ili saradnja tima . "Primeri su" Dizajneri sajta "," autori "i" Korisnici ".
Deljenje dokumenata van vaše organizacije
Spoljni korisnici su tipično dobavljači, konsultanti i kupci sa kojima s vremena na vreme dijelite dokumenta.
Vlasnici SharePoint Online-a koji imaju potpunu kontrolu mogu dijeliti dokumente sa spoljnim korisnicima. Spoljni korisnici mogu se dodati u Visitor ili korisničke grupe korisnika kako bi bolje upravljali s dozvolama za dijeljenje dokumenata.
- Delite veze sa gostima. Link za goste se može dijeliti putem e-pošte kako biste pregledali dokumente iz biblioteke dokumenata SharePoint Online. Da biste umanjili rizik da se dokumenti dele sa nekim drugim, možete zahtevati od spoljnih korisnika da se prijave. Ovaj korak zahteva od vas da postavite ljude u posetioce (ili nelicencirane korisnike sa dozvolom za čitanje) da biste osigurali veze gostiju ne mogu biti otvorili anonimni korisnici.
- Podijelite s članovima. Ako vaši spoljni korisnici imaju pretplatu na Office 365 ili su članovi vaše stranice, od njih možete zatražiti da se prijave pre pristupanja dijeljenim dokumentima. Ovaj korak pretpostavlja da ste ih dodali u grupu dozvoljenih članova. Spoljni korisnici bez Microsoft Office-a mogu preuzeti datoteku, sve dok imaju pristup za čitanje.
- Podijelite javnu vezu iz OneDrive for Business. OneDrive je prostor za skladištenje dokumenata smešten u Office 365 ako je vaša usluga nadograđena. OneDrive se najbolje koristi za dijeljenje datoteka sa spoljnim javnim korisnicima odvojenim od biblioteke dokumenata SharePoint Online. OneDrive se može smatrati konačnom verzijom dokumenta za javno gledanje - objaviti kao vezu sa web stranice ili bloga, na primjer. Vaša biblioteka dokumenata SharePoint Online može biti izvor, tako napravite kopiju za OneDrive koja će vam pomoći da razlikujete ova dva područja, ako odlučite da koristite OneDrive ovako.
- Deljenje dokumenata u vašoj organizaciji. Interni korisnici su ljudi unutar vaše organizacije ili drugih odjeljenja. Obično delite dokumente različito, u zavisnosti od toga da li radite i sarađujete u grupi ili da postavljate dokumente na intranetu da drugi vide trenutni status znanja ili verziju dokumenta.
- Podijelite s članovima. Korištenje Office 365a sa SharePoint Online omogućava pristup Office Web Apps-u, laku uslugu baziranu na pretraživaču koju možete koristiti za kreiranje, uređivanje i dijeljenje dokumenata na mreži. Korisnici s Microsoft Office-om mogu sinhronizovati datoteke sa svog računara sa datotekama sačuvane u SharePoint Online-u za dijeljenje sa članovima. Takođe, korisnici u Microsoft Office-u mogu da sinhronizuju datoteke i fascikle sa SharePoint Online-a na računar ili mobilni uređaj koji rade offline.
- Delite sa ne-članovima. Pod pretpostavkom da svi u vašoj organizaciji nisu pretplaćeni na Office 365, dokumente se mogu dijeliti u zavisnosti od grupe dozvoljenosti. Na primjer, nečlanici, kao što su izvršni timovi u vašoj organizaciji, možda će morati da čuvaju ocjenu biblioteke dokumenata o marketingu gdje se tržišne informacije ili korisnička iskustva zauzimaju na terenu.
- Podijelite sa OneDrive. Možete dijeliti datoteke sa internim korisnicima iz OneDrive-a. Možete da koristite OneDrive kao prostor za snimanje pre premeštanja dokumenata u biblioteku dokumenata SharePoint Online.