Mala organizacija ide dug put kada tražite datoteke
Ako trošite više vremena u potrazi za vašim Microsoft Word datotekama nego što radite na njima, onda je vrijeme da iskoristite neke od organizacionih funkcija Worda i računara.
Sačuvaj sve Word datoteke sa sličicama
Sačuvanje svake Word datoteke pomoću slike ili sličice čini ih lakšim prepoznavanjem bez otvaranja. Sve dokumente Worda možete sačuvati sa pregledačem ili sličnom slikom praćenjem samo nekoliko koraka:
- Otvorite Microsoft Word.
- Kliknite na datoteku u meniju.
- Izaberite stavku Svojstva na dnu padajućeg menija.
- Kliknite na karticu Sažetak .
- Postavite oznaku pored Sačuvaj sliku slike sa ovim dokumentom ili Snimi ikonice za sve Word dokumente (ovisno o vašoj verziji Worda).
- Kliknite OK .
Ažuriraj osobine Word dokumenta
Ako radite sa velikim količinama Wordovih dokumenata koji imaju slična imena i lokacije, definitivno ćete želeti da iskoristite funkciju Wordove karakteristike dokumenta. Vratite se u datoteku > Svojstva > Sažetak i uključite komentare, ključne riječi, kategoriju, naslov ili informacije o predmetu - bilo šta što će vam pomoći da razlikujete datoteke. Kada dođe vreme za pretragu, Word može pronaći tačno ono što vam je potrebno.
Napravite fascikle na računaru i koristite ih
Podesite jednu fasciklu za sve vaše Word dokumente i idite na nju nešto što nećete zaboraviti - poput "MyWordDocs". Popunite ga fasciklama sa imenima koja imaju smisla i koriste ih. Ako ste odgovorni za izradu nedeljnih beleški sastanka, napravite fasciklu za te beleške i uključite dodatne mape unutar nje već mesecima ili godinama.
Ako imate godina Wordovih dokumenata raspršenih na računaru i nemate vremena da ih otvorite i odlučite da li su čuvari ili ne, samo napravite fasciklu za svaku od godina od kojih se stara dokumenta nalaze i ispustite sve 2010 dokumente u jedan folder, 2011 u drugom i tako dalje dok nemate vremena da ih ponovo posetite.
Koristite konzistentan sistem imenovanja datoteka
Uspostavljanje sistema imenovanja je možda najvažnija stvar koju možete učiniti da biste pomogli kada dođe vreme da pronađete datoteke koje želite. Nema nijednog pravog načina da se imenuju vaši fajlovi, ali odabir sistema imenovanja i dosledno ga koristite vredi truda. Sugestije su:
- Uključite vrstu dokumenta, tako da možete na kratko reći da ime datoteke koje sadrži "Ugovor", "zakup" ili "bilten" nije pismo koje tražite.
- Počnite sa imenom klijenta (ili prezime primaoca ako su dokumenti slova).
- Uključite datum u ime datoteke.
Uzmi si vremena
Ako je vaš računar već popunjen sa datotekama, ne pokušavajte da rešite svoje organizacione probleme odjednom. Prekidajte posao na manipulativne delove i provodite 15 minuta dnevno na njemu. Dok zaokružite Wordove datoteke na vašem računaru, stavite ih u jednu od fascikli koje ste napravili, napravite novu fasciklu ili ih izbrišite ako ih više ne trebate. Ako ne možete da se setite, stavite ih u fasciklu pod nazivom HoldUntilDate i odaberite dovoljno daleku budućnost u budućnosti da ako do tada niste otvorili fasciklu, biće vam ugodno brisanje. Kakve vrste fascikli napravite, stavite ih sve u svoj veliki folder Word, tako da ćete znati gde da izgledate.