Formular za unos podataka Excel 2003

01 od 08

Korišćenje obrazca za unos podataka u Excel

Korišćenje Excelovog formulara za unos podataka je brz i jednostavan način unosa podataka u Excel bazu podataka .

Korišćenjem formulara možete:

• započnite novu tablicu baze podataka ili dodajte nove zapise postojećoj
• skrolujte kroz podatke podataka jedan po jedan
• potražite zapise koji sadrže određene informacije
• uređivanje ili brisanje pojedinačnih zapisa ako je potrebno

Pogledajte srodni vodič: Excel 2010/2007 Data Entry Form .

02 od 08

Dodavanje imena polja baze podataka

Kao što smo ranije pomenuli, sve što treba da uradimo da koristimo obrazac za unos podataka u Excelu jeste da obezbedimo zaglavlja kolona ili imena polja koja će se koristiti u našoj bazi podataka.

Najlakši način da dodate imena polja u obrazac je da ih unesete u ćelije u vašem radnom listu . U obliku možete uključiti do 32 imena polja.

Unesite sljedeće naslove u ćelije A1 do E1:

StudentID
Prezime
Inicijalno
Starost
Program

03 od 08

Otvaranje formulara za unos podataka

Napomena: Za pomoć u ovom primeru pogledajte sliku iznad.

1. Kliknite na ćeliju A2 da biste postali aktivna ćelija .
2. Kliknite na Data> Form u menijima.
3. Otvaranjem obrazca prvo će se pojaviti okvir za poruke iz Excel-a koji sadrži niz opcija vezanih za dodavanje naslova u obrascu.
4. Pošto smo već uneli imena polja koje želimo koristiti kao naslove, sve što treba da uradimo je da kliknete na OK u polju za poruke.
5. Oblik koji sadrži sva imena polja treba da se pojavi na ekranu.

04 od 08

Dodavanje zapisa podataka sa obrascem

Napomena: Za pomoć u ovom primeru pogledajte sliku iznad.

Kada su zaglavlja podataka dodata u obrazac dodaje zapise u bazu podataka, jednostavno je pitanje ukucavanja podataka u ispravnom redosledu u polja obrazaca.

Primeri zapisa

Dodajte sljedeće zapise u bazu podataka tako što ćete uneti podatke u polja polja pored tačnih naslova. Kliknite na dugme Novo nakon unosa prvog zapisa da biste obrisali polja za drugi zapis.

1. StudentID : SA267-567
   Prezime : Jones
   Initial : B.
   Starost : 21
   Program : Jezici
   
   StudentID : SA267-211
   Prezime : Williams
   Initial : J.
   Starost : 19
   Program : Nauka

Savet: Kada unosite podatke koji su veoma slični, kao što su brojevi učenika (samo brojevi nakon što su crtice drugačije), koristite kopiranje i lepljenje kako biste ubrzali i pojednostavili unos podataka.

05 od 08

Dodavanje zapisa podataka sa obrascem (Con't)

Napomena: Za pomoć u ovom primeru pogledajte sliku iznad.

Da biste dodali preostale zapise u tutorijalnu bazu podataka, koristite obrazac za unos ostatka podataka pronađenih na slici iznad u ćelije A4 do E11.

06 od 08

Korišćenje alatki za podatke formi

Napomena: Za pomoć u ovom primeru pogledajte sliku iznad.

Veliki problem kod baze podataka je očuvanje integriteta podataka dok se datoteka povećava u veličini. To zahteva:

• popravljanje grešaka u podacima ili ažuriranje pojedinačnih zapisa
• brisanje zastarjelih ili dupliranih zapisa

Obrazac za unos podataka sadrži nekoliko alata duž desne strane što olakšava pronalaženje i ispravku ili brisanje zapisa iz baze podataka.

Ovi alati su:

• Find Prev i Find Next dugmad - ovo vam omogućava da se pomerate napred i nazad kroz bazu podataka jedan zapis u isto vrijeme.
• Dugme Obriši - ovo se koristi za brisanje zapisa iz baze podataka.
• Dugme Vraćanje - ovo dugme se može koristiti za poništavanje promjena u zapisu koji se uređuje. Povremeno napravimo pogrešne promjene u zapisu ili čak i urediti pogrešan zapis. Ako je tako, taster za vraćanje se može koristiti za poništavanje tih promjena.
• Napomena: dugme za vraćanje samo radi sve dok je zapis u formi. Čim pristupite drugom zapisu ili zatvorite obrazac, taster za vraćanje postaje neaktivan.
• Dugme Kriterije vam omogućava da pretražujete bazu podataka za evidencije zasnovane na određenim kriterijumima, kao što su ime, godina ili program. Primjer korištenja dugmeta Kriterijuma uključen je u sljedeći korak tutoriala.

07 od 08

Pretraživanje zapisa pomoću jednog imena polja

Dugme Kriterije vam omogućava da pretražujete bazu podataka za zapise pomoću jednog ili više imena polja - kao što su ime, godina ili program.

Napomena: Za pomoć u ovom primeru pogledajte sliku iznad.

1. Kliknite na dugme Kriterijumi u obliku.
2. Klikom na dugme Kriterije obrišite sva polja formulara, ali ne uklanjaju nikakve podatke iz baze podataka.
3. Kliknite na polje Program i unesite Arts kako želimo da pretražimo sve studente upisane u program Arts na koledžu.
4. Kliknite na dugme Find Next . Zapisnik za H. Thompsona treba da se pojavi u obliku dok je upisana u program Arts.
5. Kliknite na dugme Find Next drugi i treći put i zapisi za J. Graham i W. Henderson bi trebalo da se pojavljuju jedan za drugim, jer su takođe upisani u program Arts.

Sledeći korak u tutorialu uključuje primjer pretraživanja zapisa koji odgovaraju više kriterijuma.

08 od 08

Pretraživanje zapisa pomoću više imena polja

Dugme Kriterije vam omogućava da pretražujete bazu podataka za zapise pomoću jednog ili više imena polja - kao što su ime, godina ili program.

Napomena: Za pomoć u ovom primeru pogledajte sliku iznad.

U ovom primeru ćemo tražiti sve učenike koji su 18 godina i upisani u program Arts na koledžu. Samo oni zapisi koji odgovaraju istom kriterijumu trebaju biti prikazani u formi.

1. Kliknite na dugme Kriterijumi u obliku.
2. Kliknite na starostno polje i tip 18 .
3. Kliknite na polje Program i unesite Arts .
4. Kliknite na dugme Find Next . Zapisnik za H. Thompsona trebalo bi da se pojavi u obliku od 18 godina i upisana u program Arts.
5. Kliknite na dugme Find Next i pojaviće se zapis za J. Grahama, jer je i on star 18 godina i upisan u program Arts.
6. Treći put kliknite na dugme Find Next i zapis za J. Graham bi trebao i dalje biti vidljiv, jer ne postoje drugi zapisi koji odgovaraju istom kriterijumu.

Zapis o W. Henderson ne bi trebao biti prikazan u ovom primjeru, jer, iako je upisan u program Arts, on nije star 18 godina, tako da ne odgovara oba kriterijuma pretrage.